Enquête DOCaufutur: quelle place pour le modèle SaaS pour l’industrie du document ?

Cloud Computing - Saas World

Longtemps apanage des grands groupes industriels, l’externalisation de fonctions critiques s’est démocratisée au fil des ans pour toucher toutes les tailles d’organisations et tous les secteurs d’activité. Une dynamique qui s’est accélérée avec l’une des variantes du Cloud, en l’occurrence, le SaaS (Software As A Service), différent de l’ASP du fait de la prise en compte du concept de multi-tenant. Quelle est sa place dans l’industrie du document à l’heure du digital tous azimut ?

SaaS : quatre lettres qui font peur à certains et qui résonnent enfin comme une libération pour d’autres. Car force est de constater que cette variante du Cloud computing ne fait pas l’unanimité, à l’instar de toute autre forme d’externalisation, fût-elle portée par Internet et ses promesses de maîtrise de coûts et de qualité de service. Ainsi, le SaaS, modèle qui incarne l’exploitation de logiciels et d’applications comme des services facturables à la consommation, doit faire face à cette dichotomie. Sur le terrain, il a ses afficionados tout comme ses détracteurs. Les uns mettent en avant ses atouts de souplesse et de paiement dans une logique à la consommation comme on le ferait pour l’électricité ou l’eau potable, les autres évoquent ses failles potentielles de sécurité et d’intégrité des données à l’heure de la cyber-sécurité.

Quand les SLA apportent la caution technico-juridique

Monde numériqueRapporté au monde  du document, le débat sur le modèle du SaaS prend une allure stratégique. Et pour cause, dans bon nombre d’entreprises, il est et reste le support de communication principal avec l’écosystème : le client, les fournisseurs, les partenaires, etc. L’externaliser dans ce cas revient à dépendre d’un prestataire externe. Potentiellement dangereux ? Loin s’en faut, sachant que des contrats de qualité de services (SLA ou Service Level Agreement) garantissent ce genre de contrats, vous diront les prestataires de services SaaS. Qu’en est-il sur le terrain ?

L’avènement du SaaS et ses promesses tant opérationnelles qu’économiques ont motivé les fournisseurs de logiciels de gestion documentaire à proposer une version en la matière de leurs offres parallèlement à leur modèle On premise. « A l’instar des autres éditeurs d’outils de gestion documentaire, notre entreprise proposait, historiquement, des solutions en mode licence. Nous avons dû nous adapter pour faire face aux attentes de nos clients confrontés à des exigences économiques ainsi qu’aux évolutions technologiques. La commercialisation, d’offres en mode SaaS est désormais inscrite dans nos mœurs », explique Michel Delaroche,  gérant de Document Média Système (DMS). Cet éditeur qui est en même temps intégrateur spécialisé dans les métiers de la production documentaire apporte un constat important sur le rapport de l’entreprise face au modèle SaaS : « au sein de grandes entreprises, ce modèle permet de procéder à un déploiement de services par étapes avec, en toile de fond, une forte baisse des frais informatiques et une réduction des ressources. En revanche, chez les structures de taille modeste, le SaaS ouvre de larges opportunités en matière d’exploitation à la demande », indique-il. Et Benjamin Buffet, responsable marketing et communication de DMS d’ajouter : « les entreprises de taille modeste ayant généralement peu de moyens ont du mal à s’offrir des équipements de gestion documentaire sur site sachant que le ticket d’accès reste généralement très coûteux pour eux. Grâce à la mutualisation du modèle SaaS, ils bénéficient de technologies haut de gamme sous forme de location ». En matière de dématérialisation par exemple, une récente enquête souligne que 80 % des entreprises considèrent la Gestion électronique de documents comme un enjeu majeur ; pourtant seulement 1/3 en sont équipés. Dans un tel contexte, le SaaS intervient comme un accélérateur.

Accéder au meilleur de l’éditique à des tarifs abordables

a woman finger is selecting a folder on a digital screenSelon Michel Delaroche, le marché du Saas est donc boosté depuis deux ans par l’ensemble des entreprises qu’il s’agisse de PME/PMI ou de multinationales. Les grandes entreprises étaient à l’initiative des réflexions mais ce sont les petites entreprises qui en tirent aujourd’hui les plus grands intérêts à courts termes. Dans le domaine de la gestion documentaire et en particulier dans le segment de l’éditique, cette nouvelle approche permet à de petites structures d’accéder à des produits de composition et de gestion de flux sans investir lourdement et en bénéficiant de solutions industrielles. En fait, le SaaS leur ouvre la porte des produits de qualité inaccessibles pour eux en mode On Premise. Pour mieux adresser ce marché, D.M.S propose aujourd’hui l’offre DocSaas (cf. article). Elle propose parmi de nombreux services de gestion documentaire une prestation de composition de document ce qui paradoxalement intéresse énormément les banques, les assurances et les collectivités territoriales. D.M.S est engagée aujourd’hui dans une adaptation de sa stratégie commerciale pour répondre aux attentes de tous les acteurs du marché. »

La volonté d’accompagner les PME/PMI et ETI dans l’accès aux technologies de l’éditique a principalement motivé Data Syscom à proposer au marché ses solutions en mode SaaS. « Le savoir-faire originel de notre entreprise consiste à gérer l’impression et l’envoi de documents en masse. Nous prenons en charge l’intégralité du cycle de vie du document, de sa création à sa mise sous pli. Cette offre initialement destinée aux grandes entreprises évolue pour s’adapter aux réalités du terrain et notamment aux besoins des PME/PMI. Ce processus, qui restait coûteux jusqu’à présent pour les entreprises de taille moyenne, devient très accessible en mode SaaS », explique Ghislain Chaumont, directeur général de Data Syscom.

People Social Networking and Computer Network ConceptsEn vue de mettre en place un tel modèle, l’éditeur s’est appuyé sur le pôle de compétitivité Images & Réseaux de Rennes. L’occasion de travailler en synergie avec différentes structures expertes : laboratoires, écoles etc. Objectif : offrir à des prestataires d’impression (remettants en Poste) une solution clé en main pour permettre à leurs clients de réaliser d’importantes économies. « Cet outil est d’ores et déjà opérationnel et permet à nos partenaires de proposer aux PME/PMI une solution efficace pour externaliser leur courrier égrené », explique le Directeur général. Selon Julien David, Responsable marketing et communication de l’éditeur, « les PME/PMI peuvent désormais se recentrer sur leur cœur de métier, en s’affranchissant des tâches administratives et en accédant à une technologie haut de gamme à moindre coût. En prime, notre solution intègre de nombreux services à valeur ajoutée (vérification des adresses postales, massification des envois pour un affranchissement à des tarifs  préférentiels, etc.). C’est pratique et économique. » Son directeur général conclut : « la simplification des procédures et des tâches pour les petites structures séduit ».

Externaliser rime avec capacité à contrôler efficacement

Clavier chiclet touche cloud bleu fond bleuCes différents exemples pourraient quelque peu laisser croire que le SaaS reste majoritairement une solution réservée aux structures modestes. Il n’en est rien. Les grands comme les plus modestes y ont recours. La nouveauté est la capacité qu’a ce modèle à ouvrir les portes des technologies haut de gamme à tout le marché et surtout à ceux qui sont moins nantis. Cela dit, ils doivent mobiliser des équipes pour suivre de près les fonctions externalisées. Car il n’est pas dit que le prestataire respecte ses engagements à la lettre. Si ce n’était pas le cas, un client mal organisé peinerait à s’en rendre compte.

Moralité : recourir au modèle SaaS et plus généralement à l’externalisation, quelle que soit la fonction, impose un préalable : être bien préparé en interne.

En clair, l’externalisant doit maîtriser ses besoins, savoir réagir quand ses intérêts sont en jeu, y compris sur le fameux débat relatif à la réversibilité des données confiées au prestataire de service. Souvent facile pour les grandes entreprises bénéficiant de compétences aguerries, cela peut s’avérer un véritable piège pour la petite entreprise.

En clair, l’appât de la technologie ne doit pas prendre une allure de miroir aux alouettes. Il doit rester une ambition stratégique au service du métier : une certaine approche de la gestion du document, dans le respect des coûts, des délais et de la satisfaction du client.

Emmanuel Mayega  Emmanuel Mayega, journaliste pour DOCaufutur.fr

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Enquête DOCaufutur: quelle place pour le modèle SaaS pour l’industrie du document ?

Cloud Computing - Saas World 1st février, 2015

Longtemps apanage des grands groupes industriels, l’externalisation de fonctions critiques s’est démocratisée au fil des ans pour toucher toutes les tailles d’organisations et tous les secteurs d’activité. Une dynamique qui s’est accélérée avec l’une des variantes du Cloud, en l’occurrence, le SaaS (Software As A Service), différent de l’ASP du fait de la prise en compte du concept de multi-tenant. Quelle est sa place dans l’industrie du document à l’heure du digital tous azimut ?

SaaS : quatre lettres qui font peur à certains et qui résonnent enfin comme une libération pour d’autres. Car force est de constater que cette variante du Cloud computing ne fait pas l’unanimité, à l’instar de toute autre forme d’externalisation, fût-elle portée par Internet et ses promesses de maîtrise de coûts et de qualité de service. Ainsi, le SaaS, modèle qui incarne l’exploitation de logiciels et d’applications comme des services facturables à la consommation, doit faire face à cette dichotomie. Sur le terrain, il a ses afficionados tout comme ses détracteurs. Les uns mettent en avant ses atouts de souplesse et de paiement dans une logique à la consommation comme on le ferait pour l’électricité ou l’eau potable, les autres évoquent ses failles potentielles de sécurité et d’intégrité des données à l’heure de la cyber-sécurité.

Quand les SLA apportent la caution technico-juridique

Monde numériqueRapporté au monde  du document, le débat sur le modèle du SaaS prend une allure stratégique. Et pour cause, dans bon nombre d’entreprises, il est et reste le support de communication principal avec l’écosystème : le client, les fournisseurs, les partenaires, etc. L’externaliser dans ce cas revient à dépendre d’un prestataire externe. Potentiellement dangereux ? Loin s’en faut, sachant que des contrats de qualité de services (SLA ou Service Level Agreement) garantissent ce genre de contrats, vous diront les prestataires de services SaaS. Qu’en est-il sur le terrain ?

L’avènement du SaaS et ses promesses tant opérationnelles qu’économiques ont motivé les fournisseurs de logiciels de gestion documentaire à proposer une version en la matière de leurs offres parallèlement à leur modèle On premise. « A l’instar des autres éditeurs d’outils de gestion documentaire, notre entreprise proposait, historiquement, des solutions en mode licence. Nous avons dû nous adapter pour faire face aux attentes de nos clients confrontés à des exigences économiques ainsi qu’aux évolutions technologiques. La commercialisation, d’offres en mode SaaS est désormais inscrite dans nos mœurs », explique Michel Delaroche,  gérant de Document Média Système (DMS). Cet éditeur qui est en même temps intégrateur spécialisé dans les métiers de la production documentaire apporte un constat important sur le rapport de l’entreprise face au modèle SaaS : « au sein de grandes entreprises, ce modèle permet de procéder à un déploiement de services par étapes avec, en toile de fond, une forte baisse des frais informatiques et une réduction des ressources. En revanche, chez les structures de taille modeste, le SaaS ouvre de larges opportunités en matière d’exploitation à la demande », indique-il. Et Benjamin Buffet, responsable marketing et communication de DMS d’ajouter : « les entreprises de taille modeste ayant généralement peu de moyens ont du mal à s’offrir des équipements de gestion documentaire sur site sachant que le ticket d’accès reste généralement très coûteux pour eux. Grâce à la mutualisation du modèle SaaS, ils bénéficient de technologies haut de gamme sous forme de location ». En matière de dématérialisation par exemple, une récente enquête souligne que 80 % des entreprises considèrent la Gestion électronique de documents comme un enjeu majeur ; pourtant seulement 1/3 en sont équipés. Dans un tel contexte, le SaaS intervient comme un accélérateur.

Accéder au meilleur de l’éditique à des tarifs abordables

a woman finger is selecting a folder on a digital screenSelon Michel Delaroche, le marché du Saas est donc boosté depuis deux ans par l’ensemble des entreprises qu’il s’agisse de PME/PMI ou de multinationales. Les grandes entreprises étaient à l’initiative des réflexions mais ce sont les petites entreprises qui en tirent aujourd’hui les plus grands intérêts à courts termes. Dans le domaine de la gestion documentaire et en particulier dans le segment de l’éditique, cette nouvelle approche permet à de petites structures d’accéder à des produits de composition et de gestion de flux sans investir lourdement et en bénéficiant de solutions industrielles. En fait, le SaaS leur ouvre la porte des produits de qualité inaccessibles pour eux en mode On Premise. Pour mieux adresser ce marché, D.M.S propose aujourd’hui l’offre DocSaas (cf. article). Elle propose parmi de nombreux services de gestion documentaire une prestation de composition de document ce qui paradoxalement intéresse énormément les banques, les assurances et les collectivités territoriales. D.M.S est engagée aujourd’hui dans une adaptation de sa stratégie commerciale pour répondre aux attentes de tous les acteurs du marché. »

La volonté d’accompagner les PME/PMI et ETI dans l’accès aux technologies de l’éditique a principalement motivé Data Syscom à proposer au marché ses solutions en mode SaaS. « Le savoir-faire originel de notre entreprise consiste à gérer l’impression et l’envoi de documents en masse. Nous prenons en charge l’intégralité du cycle de vie du document, de sa création à sa mise sous pli. Cette offre initialement destinée aux grandes entreprises évolue pour s’adapter aux réalités du terrain et notamment aux besoins des PME/PMI. Ce processus, qui restait coûteux jusqu’à présent pour les entreprises de taille moyenne, devient très accessible en mode SaaS », explique Ghislain Chaumont, directeur général de Data Syscom.

People Social Networking and Computer Network ConceptsEn vue de mettre en place un tel modèle, l’éditeur s’est appuyé sur le pôle de compétitivité Images & Réseaux de Rennes. L’occasion de travailler en synergie avec différentes structures expertes : laboratoires, écoles etc. Objectif : offrir à des prestataires d’impression (remettants en Poste) une solution clé en main pour permettre à leurs clients de réaliser d’importantes économies. « Cet outil est d’ores et déjà opérationnel et permet à nos partenaires de proposer aux PME/PMI une solution efficace pour externaliser leur courrier égrené », explique le Directeur général. Selon Julien David, Responsable marketing et communication de l’éditeur, « les PME/PMI peuvent désormais se recentrer sur leur cœur de métier, en s’affranchissant des tâches administratives et en accédant à une technologie haut de gamme à moindre coût. En prime, notre solution intègre de nombreux services à valeur ajoutée (vérification des adresses postales, massification des envois pour un affranchissement à des tarifs  préférentiels, etc.). C’est pratique et économique. » Son directeur général conclut : « la simplification des procédures et des tâches pour les petites structures séduit ».

Externaliser rime avec capacité à contrôler efficacement

Clavier chiclet touche cloud bleu fond bleuCes différents exemples pourraient quelque peu laisser croire que le SaaS reste majoritairement une solution réservée aux structures modestes. Il n’en est rien. Les grands comme les plus modestes y ont recours. La nouveauté est la capacité qu’a ce modèle à ouvrir les portes des technologies haut de gamme à tout le marché et surtout à ceux qui sont moins nantis. Cela dit, ils doivent mobiliser des équipes pour suivre de près les fonctions externalisées. Car il n’est pas dit que le prestataire respecte ses engagements à la lettre. Si ce n’était pas le cas, un client mal organisé peinerait à s’en rendre compte.

Moralité : recourir au modèle SaaS et plus généralement à l’externalisation, quelle que soit la fonction, impose un préalable : être bien préparé en interne.

En clair, l’externalisant doit maîtriser ses besoins, savoir réagir quand ses intérêts sont en jeu, y compris sur le fameux débat relatif à la réversibilité des données confiées au prestataire de service. Souvent facile pour les grandes entreprises bénéficiant de compétences aguerries, cela peut s’avérer un véritable piège pour la petite entreprise.

En clair, l’appât de la technologie ne doit pas prendre une allure de miroir aux alouettes. Il doit rester une ambition stratégique au service du métier : une certaine approche de la gestion du document, dans le respect des coûts, des délais et de la satisfaction du client.

Emmanuel Mayega  Emmanuel Mayega, journaliste pour DOCaufutur.fr

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