Migrer ses documents dans un système d’archivage unique – une brève DOCaufutur avec notre partenaire expert Compart

Pile of documents on desk stack up high waiting to be managed

Une organisation qui archive des documents électroniques possède deux systèmes d’archivage, au minimum. Une idée commence à faire son chemin, celle de migrer ces documents vers un système d’archivage unique.

Avec un fonctionnement en silo, les outils, les formats et les métadonnées ne sont pas forcément homogènes dans les différents systèmes d’archivage des organisations. Certaines sociétés ont fait un autre choix : externaliser cet archivage auprès d’une société spécialisée. Dans tous les cas il faut garder en tête l’aspect sécurité, l’accès à l’information, l’adéquation entre les outils et les besoins des utilisateurs ainsi que la pérennité du système.

Migration vers un système d’archivage unique, quels avantages ?

  • Préserver la conservation dans le temps: En rendant notamment les formats compatibles avec les normes de conservation et les formats des documents stockés homogènes. 
  • S’adapter aux besoins métiers: En proposant, entre autres, un accès simple et unique aux documents archivés via une interface utilisateur intuitive et riche et en réduisant le outils de stockage. 
  • Consolider la sécurité: Avoir notamment la garantie que les documents archivés soient toujours lisibles et exploitables dans 30 ans.
  • Contrôler le contenu et les coûts de service: Réduire les coûts d’exploitation et de maintenance, ne pas stocker des doublons, réduire la taille des documents archivés,…
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Migrer ses documents dans un système d’archivage unique – une brève DOCaufutur avec notre partenaire expert Compart

Pile of documents on desk stack up high waiting to be managed 22nd janvier, 2015

Une organisation qui archive des documents électroniques possède deux systèmes d’archivage, au minimum. Une idée commence à faire son chemin, celle de migrer ces documents vers un système d’archivage unique.

Avec un fonctionnement en silo, les outils, les formats et les métadonnées ne sont pas forcément homogènes dans les différents systèmes d’archivage des organisations. Certaines sociétés ont fait un autre choix : externaliser cet archivage auprès d’une société spécialisée. Dans tous les cas il faut garder en tête l’aspect sécurité, l’accès à l’information, l’adéquation entre les outils et les besoins des utilisateurs ainsi que la pérennité du système.

Migration vers un système d’archivage unique, quels avantages ?

  • Préserver la conservation dans le temps: En rendant notamment les formats compatibles avec les normes de conservation et les formats des documents stockés homogènes. 
  • S’adapter aux besoins métiers: En proposant, entre autres, un accès simple et unique aux documents archivés via une interface utilisateur intuitive et riche et en réduisant le outils de stockage. 
  • Consolider la sécurité: Avoir notamment la garantie que les documents archivés soient toujours lisibles et exploitables dans 30 ans.
  • Contrôler le contenu et les coûts de service: Réduire les coûts d’exploitation et de maintenance, ne pas stocker des doublons, réduire la taille des documents archivés,…
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