Les solutions ALM ou le mariage de la carpe et du lapin – Par François Reynald, Consultant Senior, NEOXIA

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Avant la généralisation des logiciels de planification, les ingénieurs identifiaient laborieusement le chemin critique de leurs projets en appliquant manuellement les algorithmes de parcours en avant puis en arrière de leurs graphes d’activités et  en s’aidant de leurs règles à calcul.

Cette contrainte avait un effet modérateur sur les plannings, ils n’étaient pas plus complexes que nécessaires et restaient fidèles à leur vocation initiale : fournir un modèle simple d’un projet permettant de mesurer l’impact sur les délais de tel ou tel événement et d’identifier les tâches sur lesquelles agir pour optimiser la durée du projet.

De nos jours, la plupart des logiciels de planification ont muté en solutions d’Application Lifecycle Management (ALM) et les candidats à la certification PMI découvrent à l’occasion de  leurs formations qu’il existe en fait des graphes sous les diagrammes de Gantt qu’ils ont l’habitude d’utiliser depuis des années.

La proposition initiale des solutions ALM était de gérer en même temps qu’un portefeuille de projets, les ressources et les temps passés. Rapidement, les éditeurs se sont engagés dans une course aux fonctionnalités et à ce socle se sont ajoutées progressivement de nouveaux modules permettant de gérer les compétences, les risques sur les projets, les exigences, les signalements, les tests, les processus de développements, la documentation projet…

Ainsi la sélection d’un de ces outils pour une organisation est un devenu un processus pénible jalonné de réunions de présentation marathon et outillé par des feuilles Excel à rallonges.

La tentation de gérer les projets et les temps passés dans un même outil est grande. C’est une vente facile : comme les ressources travaillent sur des projets et que tous les projets sont dans l’outil, il n’y a plus qu’à saisir les temps pour pouvoir suivre les coûts des projets et les disponibilités restantes des ressources. En fait, cette idée fait partie de la redoutable catégorie des idées qui ont l’air excellentes en surface et dont les défauts sont dissimulés dans des strates techniques.

Il y a confusion entre planning et agenda.

Regardez votre agenda, est-ce qu’il ressemble à un planning de projet ?

Non, ce sont deux objets différents.

Que se passe-t-il quand une de ces solutions est mise en oeuvre ?

Sous l’impulsion du nouvel objectif de suivre les temps, les plannings se transforment rapidement en emplois du temps monstrueux. En effet, d’une part toutes les activités ne sont pas forcément liées à des projets et d’autre part toutes les tâches d’un projet ne sont pas forcément bonnes à mettre dans un planning, par exemple la gestion de projet ou toute activité non orientée production d’un livrable.

Parallèlement, les chefs de projet deviennent obsédés par l’idée que leurs plannings ne doivent  plus bouger pour deux raisons.

La première est due à la pression de hiérarchie qui est désormais directement et constamment connectée à l’opérationnel alors qu’avant il y avait une couche intermédiaire commode de reporting qui offrait une grande liberté dans la présentation de la situation des projets.

La deuxième est due à la saisie des temps passés. Saisir des temps sur des tâches qui se décalent, s’interrompent puis reprennent comme dans la vraie vie d’un projet est trop contraignant. Par conséquent les dépendances entre tâches sont progressivement supprimées afin d’assurer la stabilité du planning et faciliter la saisie des temps. Les plannings des projets deviennent des plannings budgétaires ou chaque tâche représente une ligne d’imputation.

Exit le graphe d’activités sous-jacent et son chemin critique ainsi que les analyses qui en découlent.

Gérer les coûts et les délais dans un même outil est une entreprise complexe qui nécessite une grande maturité en gestion de projets. La gestion des coûts, par nature plus visible et plus facile, a tendance à cannibaliser la gestion des délais, par nature plus délicate.

En ce sens, les solutions ALM s’apparentent à des théières en chocolat selon l’expression consacrée de nos amis Anglais.

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Les solutions ALM ou le mariage de la carpe et du lapin – Par François Reynald, Consultant Senior, NEOXIA

robot-507811_640 22nd janvier, 2015

Avant la généralisation des logiciels de planification, les ingénieurs identifiaient laborieusement le chemin critique de leurs projets en appliquant manuellement les algorithmes de parcours en avant puis en arrière de leurs graphes d’activités et  en s’aidant de leurs règles à calcul.

Cette contrainte avait un effet modérateur sur les plannings, ils n’étaient pas plus complexes que nécessaires et restaient fidèles à leur vocation initiale : fournir un modèle simple d’un projet permettant de mesurer l’impact sur les délais de tel ou tel événement et d’identifier les tâches sur lesquelles agir pour optimiser la durée du projet.

De nos jours, la plupart des logiciels de planification ont muté en solutions d’Application Lifecycle Management (ALM) et les candidats à la certification PMI découvrent à l’occasion de  leurs formations qu’il existe en fait des graphes sous les diagrammes de Gantt qu’ils ont l’habitude d’utiliser depuis des années.

La proposition initiale des solutions ALM était de gérer en même temps qu’un portefeuille de projets, les ressources et les temps passés. Rapidement, les éditeurs se sont engagés dans une course aux fonctionnalités et à ce socle se sont ajoutées progressivement de nouveaux modules permettant de gérer les compétences, les risques sur les projets, les exigences, les signalements, les tests, les processus de développements, la documentation projet…

Ainsi la sélection d’un de ces outils pour une organisation est un devenu un processus pénible jalonné de réunions de présentation marathon et outillé par des feuilles Excel à rallonges.

La tentation de gérer les projets et les temps passés dans un même outil est grande. C’est une vente facile : comme les ressources travaillent sur des projets et que tous les projets sont dans l’outil, il n’y a plus qu’à saisir les temps pour pouvoir suivre les coûts des projets et les disponibilités restantes des ressources. En fait, cette idée fait partie de la redoutable catégorie des idées qui ont l’air excellentes en surface et dont les défauts sont dissimulés dans des strates techniques.

Il y a confusion entre planning et agenda.

Regardez votre agenda, est-ce qu’il ressemble à un planning de projet ?

Non, ce sont deux objets différents.

Que se passe-t-il quand une de ces solutions est mise en oeuvre ?

Sous l’impulsion du nouvel objectif de suivre les temps, les plannings se transforment rapidement en emplois du temps monstrueux. En effet, d’une part toutes les activités ne sont pas forcément liées à des projets et d’autre part toutes les tâches d’un projet ne sont pas forcément bonnes à mettre dans un planning, par exemple la gestion de projet ou toute activité non orientée production d’un livrable.

Parallèlement, les chefs de projet deviennent obsédés par l’idée que leurs plannings ne doivent  plus bouger pour deux raisons.

La première est due à la pression de hiérarchie qui est désormais directement et constamment connectée à l’opérationnel alors qu’avant il y avait une couche intermédiaire commode de reporting qui offrait une grande liberté dans la présentation de la situation des projets.

La deuxième est due à la saisie des temps passés. Saisir des temps sur des tâches qui se décalent, s’interrompent puis reprennent comme dans la vraie vie d’un projet est trop contraignant. Par conséquent les dépendances entre tâches sont progressivement supprimées afin d’assurer la stabilité du planning et faciliter la saisie des temps. Les plannings des projets deviennent des plannings budgétaires ou chaque tâche représente une ligne d’imputation.

Exit le graphe d’activités sous-jacent et son chemin critique ainsi que les analyses qui en découlent.

Gérer les coûts et les délais dans un même outil est une entreprise complexe qui nécessite une grande maturité en gestion de projets. La gestion des coûts, par nature plus visible et plus facile, a tendance à cannibaliser la gestion des délais, par nature plus délicate.

En ce sens, les solutions ALM s’apparentent à des théières en chocolat selon l’expression consacrée de nos amis Anglais.

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