Systématisation. Dans un monde qui va vers le tout-électronique, les procédures traditionnelles doivent migrer vers cette cible, quel que soit leur domaine. La lettre recommandée obéit également à cette règle. Historiquement en version papier, elle est confrontée à la nécessité de s’adapter au monde digital. Du coup, elle devient électronique. À l’heure du choc de simplification voulu par l’Administration, elle devrait accélérer les transactions entre les acteurs économiques tout en optimisant les coûts des flux échangés. Pour autant, malgré ses atouts et les avancées règlementaires qui la portent, la lettre électronique, qui reste le pendant de sa version papier, est loin de se généraliser. Le point sur cette innovation qui transforme déjà une partie de nos pratiques.
La lettre électronique est inscrite dans les mœurs de notre société. À la différence de la lettre simple, le recommandé permet à un expéditeur de suivre l’acheminement de son courrier important, mais également de lui conférer une valeur juridique. Justement, un décret publié en février 2011, plante le cadre juridique de son exploitation. Pour autant, sur le terrain, cette utilisation est loin d’être claire pour beaucoup d’acteurs. Ce qui expliquerait partiellement sa montée en puissance poussive malgré ses atouts. A l’heure où les entreprises sont à la recherche du moindre îlot de prospérité, et que la réactivité devient le facteur clé de l’économie digitale, il est fort à parier que ce document novateur qu’est la Lettre recommandée électronique acquière ses lettre de noblesse, comme l’a fait sa version traditionnelle. Pour cela, elle peut compter sur des changements réglementaires qui pourraient sous-tendre la montée en puissance de son utilisation. C’est le cas de l’entrée en vigueur de la loi sur la consommation dite loi Hamon. Elle accorde désormais aux clients de résilier certains de leurs contrats, conformément à des conditions préétablies. La Lettre recommandée électronique pourrait être instituée dans son décret d’application afin de faciliter le traitement des résiliations. Ce serait une grande avancée sachant que pendant longtemps, le numérique ne pouvait pas être mis à contribution pour résilier un contrat. La donne a changé.
Désormais, pour être juridiquement valable, l’envoi d’une lettre recommandée totalement dématérialisée doit remplir différentes conditions : Le tiers chargé de l’acheminement doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur ; si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu ; les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables ; un avis de réception doit être adressé à l’expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver. Enfin, le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant 1 an ces informations, sans oublier le document original électronique ainsi que son empreinte informatique. Parallèlement l’expéditeur peut y avoir accès pendant 1 an. Autre condition, préalablement à l’envoi, le tiers chargé de l’acheminement du courrier doit informer le destinataire, par courrier électronique qu’une lettre recommandée électronique va lui être acheminée et qu’il a la possibilité, dans un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de cette information, de l’accepter ou de la refuser. Dans le second cas, de la part uniquement d’un particulier, le tiers doit alors convertir le document électronique en version papier et faire remettre la lettre imprimée à l’adresse du destinataire sous forme d’un courrier recommandé traditionnel.
Des avantages indéniables et des inconvénients non négligeables
Au-delà de ce constat, la lettre recommandée électronique a de multiples avantages. Fondamentalement l’un de ses atouts est sa capacité à générer des économies d’impression du document et les dépenses associées (papier, encre, enveloppes). En revanche le coût de l’expédition s’avère plus onéreux. Concrètement, l’envoi d’une lettre recommandée d’environ 20 g, assorti d’un accusé de réception format papier est facturé 4,30 euros par La Poste. A travers le site web, cette opération revient 6,25 euros.
Autre avantage de cette innovation, son envoi peut être effectué de n’importe quel lieu. Il suffit de disposer de tout l’arsenal nécessaire (documents à envoyer, connexion web, etc.). On retrouve là la souplesse introduite par la technologie Internet. Le temps et l’espace deviennent moins contraignants. Et de ce point de vue, les horaires d’envoi … s’affranchissent de ceux des bureaux de poste. D’autre part, la célérité de transmission des documents est un argument qui plaide fort pour l’utilisation du recommandé électronique.
Plus généralement, par rapport aux flux entrants, le recommandé électronique introduit différents avantages : suppression du contrôle de l’ouverture et du tri manuel des courriers ; grâce au flux dématérialisé, possibilité de partage et de mise à disposition rapide des informations (intégration en GED facilité), signature par lots de lettres recommandée, dans certains cas.
Qu’en est-il des flux sortants ? Outre l’accessibilité de ce document acheminable de n’importe où, il permet d’accroître également la productivité, d’introduire la notification sur son envoi dans une approche multicanale (par email, sms, etc.), son suivi et sa sécurité, un point bien encadré : le tiers devant conserver un an toutes les informations relatives à cet envoi est en mesure d’attester que la lettre recommandée parvenue au destinataire est bien celle qui a été envoyée et de fournir les informations relatives à son dépôt et à sa remise (date, heure). Enfin, la diminution des frais généraux est également au rendez-vous. Un argument exploité par l’ensemble des opérateurs présents sur le marché.
Néanmoins, il reste des points à surveiller parmi lesquels la réception des plis recommandés électroniques pour lesquels la législation n’impose aucun consentement préalable pour les entreprises qui doivent donner suite à la notification de mise à disposition. D’autre part, la notification des entreprises s’appuie d’un point de vue légal sur l’ensemble des adresses mails que l’entreprise met à la disposition de ses clients sur tous de ses supports. Corollaire, il est nécessaire d’avoir une gestion rigoureuse (suivi, re-routage, traitement) de l’ensemble des BAL sachant que certaines peuvent parfois être inopérantes. En fait, il faut asseoir une politique claire sur ce point, politique qui doit également être vigilante sur la gestion des spams.
Face au potentiel que représente ce marché naissant de la lettre recommandée électronique, différents fournisseurs s’y positionnent depuis quelques années, La Poste n’y ayant pas un statut de monopole. On y trouve à ses côtés des concurrents comme Messiano, Clearbus, OpenTrust, Numen, Tessi, etc.
Du reste, pour une meilleure prise en main de la Lettre recommandée électronique, il est nécessaire d’opérer un distinguo entre les besoins en matière de flux sortants ou entrants. Ainsi, pour la réception des LRTE, la solution la plus universelle et pratique est celle qui consiste à être titulaire de son propre certificat Electronique. En d’expédition, il faut distinguer la cible : pour le flux BtoC, les solutions proposées par les différents acteurs du marché ne sont toujours pas en totale adéquation avec les besoins des émetteurs. L’intérêt d’une mise en œuvre reste à étudier avec attention à la fois sous un angle process et coûts. Côté flux BtoB, la LRTE introduit des avantages à étudier. Quoi qu’il en soit, cette technologie ne peut pas être exploitée dans l’improvisation, même si, sur le papier, elle semble séduisante.
Emmanuel Mayega, journaliste pour DOCaufutur, l’avenir du document