Parce que le suivi d’un patient se doit d’être sans faille, la clinique Jean Le Bon à Dax (40) s’appuie sur la Box Allroad Edition de Wooxo pour la sauvegarde et la conservation de ses données numériques, qu’il s’agisse des dossiers patients ou des données administratives.
Un établissement de santé face à des enjeux de gestion de données toujours plus importants (volumétrie, confidentialité, sécurité…)
Inaugurée en 1972, la clinique Jean Le Bon est une polyclinique de spécialités située à Dax (40), appartenant au groupe CAPIO. Établissement de moins de 500 lits aux nombreuses spécialités, elle pratique, entre autres, la médecine et la chirurgie obstétrique, cardiovasculaire, plastique et ORL. Une centaine de salariés regroupés sur un seul site sont présents jour et nuit.
Depuis son inauguration, les compétences de la Clinique se sont enrichies et le nombre de ses collaborateurs a évolué en conséquence.
Informatisée depuis le début, la polyclinique fait évoluer son système informatique en 2009 pour adopter une configuration en réseau et met en place une solution de sauvegarde sur disque dur, gérée par un prestataire externe. Si cette configuration semblait pertinente en son temps, les risques associés demeuraient multiples (physiques, informatiques, humains…).
En 2012, le gouvernement lance le chantier de l’hôpital numérique et communique sur les enjeux et les risques. Les équipes administratives et médicales réalisent dès lors que la solution utilisée n’est plus en conformité avec les obligations légales et les impératifs de confidentialité et ce, alors que la Clinique connait une croissance exponentielle de la volumétrie de ses données produites et stockées.
Partant donc du constat que la sauvegarde se révélait peu fiable, en raison notamment de la gestion par processus manuel, la mauvaise visibilité, le manque de maîtrise, la difficulté de restauration, le non-respect de l’obligation de mise en place d’un Plan de Reprise d’Activité et le non-respect de l’obligation de confidentialité, un travail de recherche et de réflexion a été mené pour préparer une mise en conformité du système d’information et de la sauvegarde des données afin de ne pas mettre en péril le secret médical et la qualité de la prise en charge.
Un impératif de mise en conformité législative et de prise en compte de l’intégralité des risques
La clinique Jean Le Bon, à l’instar des autres établissements du secteur, dispose de peu de ressources humaines alors que son activité est ininterrompue et ses processus complexes. Elle décide donc de s’appuyer sur un partenaire externe pour mener à bien cette étude et fait le choix de se faire accompagner par les équipes de RICOH, partenaire historique de Wooxo.
Le cahier des charges précis devait permettre :
- le partage sécurisé et plus efficace des informations sur et en dehors de l’établissement, pour le personnel nomade et sédentaire,
- la continuité de l’activité,
- la protection de la confidentialité des données patients et du secret médical,
- la réduction des coûts administratifs,
- l’amélioration de la qualité des soins grâce à la disponibilité en temps réel et le partage du dossier médical du patient.
Dès début 2013, Mme Labat, fait le choix de la solution Wooxo qui est installée et paramétrée en moins d’une semaine. « Les bénéfices administratifs et juridiques ont été immédiats sur tous les points importants » explique-t-elle.
L’infrastructure informatique de la Clinique est désormais en conformité avec la législation (certification V IV, respect du programme « Hôpital Numérique », du code de la Santé Publique et du secret médical), bénéficie d’une sécurisation optimum des données (fiabilisation) et d’une prise en compte de la gestion de l’intégralité des risques liés à la perte de données (physiques, logiques, humains).
La Box Allroad Edition Wooxo pour une sauvegarde 100% locale et automatisée
En pratique, la mise en oeuvre de l’IT SolutionBox de Wooxo, livrée clé en main, assure à la Clinique une sauvegarde 100% locale et automatisée de ses données pour protéger son patrimoine numérique contre tous les risques et garantir son accès et restauration 24h/24 et 7j/7. Une trentaine de postes sont pris en charge à ce jour pour un volume global de 2To.
La sauvegarde locale permet à la Clinique de redémarrer son système d’information immédiatement. La structure de soins n’est pas dépendante du délai de retransmission des données, l’établissement ne souffre pas d’interruption prolongée des systèmes et la Clinique s’affranchit du risque de mise en péril de la santé de ses patients.
En outre, l’automatisation des sauvegardes (selon les fréquences souhaitées par l’établissement) simplifie et fiabilise les processus en limitant les risques d’erreurs humaines. Par ailleurs, le « versionning » permet désormais de sauvegarder et de restaurer les versions précédentes des documents en remontant jusqu’à l’original.
« Nous sommes très satisfaits de notre choix » se félicite Mme Labat quelques mois après l’installation de la solution. « L’interface ergonomique, la facilité d’utilisation, les rapports d’erreurs générés et envoyés automatiquement, la disponibilité des données sont autant d’atouts au quotidien surtout quand on n’est pas des experts en informatique. De plus, nous avons éliminé tous les risques d’erreurs de manipulation humaine et optimisé notre budget informatique. Nous avons trouvé des équipes très compétentes tant chez RICOH que chez Wooxo pour nous conseiller et nous accompagner » conclut-elle.