Chasse aux idées préconçues sur la GED et l’Archivage. Conflit de territoires GED*/Archivage, 20 ans après, où en est-on ? Florence Aigouy, Xplor France

Strong brain

Nous avons vu dans un précédent article (Où s’arrête la GED, Où commence l’Archivage ?),  les grandes caractéristiques qui ont défini les périmètres GED / Archivage. Comment ces délimitations ont-elles évoluées ?

On constate que bien souvent quand une entreprise, ou l’un de ses départements, choisit d’investir dans l’une de ces solutions, elle a tendance à vouloir lui faire assumer les deux aspects. De même certains fournisseurs de solutions tentent toujours de faire croire au mythique couteau suisse de l’archivage – Principalement les fournisseurs de solution de GED, car il est plus facile de suggérer qu’ils peuvent conserver de façon pérenne dans la durée, en ajoutant l’écriture sur des supports non-réinscriptibles, que de simuler une richesse de métadonnées dans un système d’archivage qui ne le prévoit pas. Gardons à l’esprit que les grandes qualités d’un outil de GED en font des faiblesses difficilement compatibles avec un besoin d’entrepôt numérique (notamment, pour certaines solutions, des modèles de données qui ne sont pas du tout adaptés aux  fortes volumétries).

La limite entre les deux périmètres est ainsi devenue assez floue. Si on ajoute à cela le fait que l’utilisation actuelle de ces outils n’a plus grand-chose à voir avec ce pourquoi ils ont été choisis 15 ou 20 ans plus tôt, il est temps de se re-poser la question du « qui fait quoi ? ».

Funny man isolated on the whiteFaisons la chasse aux idées préconçues et contre-vérités qu’on entend parfois :

  • « L’archivage c’est de la GED COLD » => Sans revenir sur le fait que « Non, l’Archivage ce n’est pas de la GED  et réciproquement » (cf l’article précédent), parler encore de « Computer Output On Laser Disk » pourrait laisser penser que nous aurions omis le fait que les ‘Lasers Disks’ sont autant à la mode que les fiches perforées. L’attachement sentimental que vous pouvez ressentir à l’égard de votre serveur de DONs (Disque Optique Numérique) ne doit nullement vous empêcher de le laisser prendre une retraite bien méritée. On parlait d’Archivage COLD pour qualifier l’archivage de données  / documents issus du système d’information, autrement appelés documents « sortants » mais les besoins d’archivage longue durée se sont étendus à bien d’autres documents.
  • « Les documents sortants sont nativement numériques à la différence de leurs homologues, les documents entrants » => Attention! ce qui est entrant pour un système peut être sortant pour un autre ;  par exemple : des documents entrants nativement numériques, telles que des factures électroniques provenant d’un fournisseur externe.
  • « La durée de conservation en archivage réglementaire c’est 10 ans » => Comme ce serait facile si c’était aussi simple. Tout d’abord tout dépend des documents / données concernés. Tous n’ont pas la même durée de conservation réglementaire. Ensuite, il se passe un temps non négligeable entre le moment où on prévoit l’archivage et celui où il prend théoriquement fin : la réglementation le concernant a largement eu le temps d’évoluer ;  de nouveaux décrets ont été publiés ;  des jurisprudences ont pu démontrer la nécessité de conserver plus ou moins longtemps cette information ; un litige en cours peut provoquer un gel de la durée de conservation.

Un rappel : Les durées de conservation ainsi que les réglementations les imposant doivent normalement se trouver dans votre politique d’archivage. Document que vous êtes censés réviser tous les ans – pour peu que l’on n’ait pas omis de l’écrire.

  • « On doit effectuer une purge automatique dès l’échéance du délai de conservation à cause du droit à l’oubli» => Attention à ne pas confondre : obligation de conserver « tant » de temps, interdiction de conserver au-delà d’un délai raisonnable et besoin métier. Vous pouvez ne plus avoir d’obligation à conserver une information mais qu’elle reste nécessaire à votre activité. On parle alors de Durée d’Usage Administratif (DUA). De plus, tous les documents ne contiennent pas nécessairement de données personnelles, et par conséquent ne sont pas concernés par le droit à l’oubli. Il ne faut pas non plus confondre archive ouverte à tout public et accès restreint à quelques utilisateurs désignés (accès limité qui peut être compatible avec la notion de droit à l’oubli).
  • Quant aux purges automatiques  je ne saurais que trop les déconseiller. La décision du traitement final d’une information doit rester à la main de son propriétaire. On peut l’alerter sur l’arrivée à échéance d’un délai mais il doit toujours être celui qui assume la décision de détruire (car comme on l’a vu les choses ont pu changer depuis la description du besoin).
  • Lu sur le Journal du Net : «… les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, s’équipent de solutions de Gestion Électronique de Documents. Ce type d’outil permet de préserver la mémoire collective en un lieu sécurisé et accessible depuis n’importe quel point de la planète et à tout moment »  => Ou comment faire douter tout lecteur qui pensait avoir compris ce qu’était la GED… Reprenons pas-à-pas : Les entreprises qui s’équipent de GED veulent suivre le cycle de vie de leurs documents (À quel moment tel document a été signé et par qui ; quelle était la version d’origine du document, etc). Si elles ont besoin de préserver « une mémoire collective » de façon sécurisée, c’est un véritable besoin d’archivage pérenne long terme et en aucun cas de la GED. Si en plus, le système doit être accessible « de n’importe quel point de la planète » c’est même probablement de l’archivage dans le cloud (ou simplement un accès client léger au SI de l’entreprise) ; s’y ajoute un besoin haute-disponibilité (« à tout moment ») ce qui est un besoin de plus en plus fréquent en matière d’archivage comme de GED.
  • « Les documents archivés sont très peu consultés » => Depuis que les offres de dématérialisation ont fleuri un peu partout, les clients finaux accèdent, de façon intensive, directement au système d’archivage à toute heure du jour ou de la nuit. C’en est donc fini de la poussière qui s’accumulait doucement sur les archives en attendant un hypothétique visiteur.
  • « Les archives ce sont des documents morts » => Il faut croire qu’il existe une vie après la mort dans ce cas. Je vous avais déjà parlé du service d’archives du NewYork Times, The Morgue,  et bien voici au moins deux projets de résurrection le concernant : le Tumblr  lively morgue mais surtout le Projet Lazarus (Lazarus permet une modélisation 3D des événements en relation avec un document d’archive). Et que dire des musées qui mettent à disposition des étudiants leurs fonds d’archives afin de leur permettre de les inclure dans leurs travaux ? (exemple : le metropolitan museum)

Vous voulez un exemple encore plus vivant ? Des logiciels tels que Datawatch Report Mining Server, permettent de faire du datamining à partir de documents archivés, transformant ainsi votre système d’archivage (ou votre ECM** ce qui veut dire la même chose) en Big Data. Si ce n’est pas donner une nouvelle vie à vos archives ça…

Si vous voulez tester vos connaissances, voici un petit schéma récapitulant les termes définissant ou ayant défini la GED et l’Archivage. Rayez les termes que cet article vous indique comme n’étant plus d’actualité et vous verrez apparaître les caractéristiques qui restent vraies pour ces deux domaines. A vos crayons !

GED-Archivage

 

*GED : Gestion Électronique de Documents (ou EDM pour Electronic Document Management en anglais). Plus récemment GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise

** ECM : Enterprise Content Management = Gestion de contenu. Il faut savoir que dès qu’un document a été analysé, classifié, indexé et archivé, on ne parle plus de gestion de documents mais de gestion de contenu. Cela fait partie des subtilités qui permettent aux experts de se reconnaître entre eux…

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Chasse aux idées préconçues sur la GED et l’Archivage. Conflit de territoires GED*/Archivage, 20 ans après, où en est-on ? Florence Aigouy, Xplor France

Strong brain 28th juin, 2014

Nous avons vu dans un précédent article (Où s’arrête la GED, Où commence l’Archivage ?),  les grandes caractéristiques qui ont défini les périmètres GED / Archivage. Comment ces délimitations ont-elles évoluées ?

On constate que bien souvent quand une entreprise, ou l’un de ses départements, choisit d’investir dans l’une de ces solutions, elle a tendance à vouloir lui faire assumer les deux aspects. De même certains fournisseurs de solutions tentent toujours de faire croire au mythique couteau suisse de l’archivage – Principalement les fournisseurs de solution de GED, car il est plus facile de suggérer qu’ils peuvent conserver de façon pérenne dans la durée, en ajoutant l’écriture sur des supports non-réinscriptibles, que de simuler une richesse de métadonnées dans un système d’archivage qui ne le prévoit pas. Gardons à l’esprit que les grandes qualités d’un outil de GED en font des faiblesses difficilement compatibles avec un besoin d’entrepôt numérique (notamment, pour certaines solutions, des modèles de données qui ne sont pas du tout adaptés aux  fortes volumétries).

La limite entre les deux périmètres est ainsi devenue assez floue. Si on ajoute à cela le fait que l’utilisation actuelle de ces outils n’a plus grand-chose à voir avec ce pourquoi ils ont été choisis 15 ou 20 ans plus tôt, il est temps de se re-poser la question du « qui fait quoi ? ».

Funny man isolated on the whiteFaisons la chasse aux idées préconçues et contre-vérités qu’on entend parfois :

  • « L’archivage c’est de la GED COLD » => Sans revenir sur le fait que « Non, l’Archivage ce n’est pas de la GED  et réciproquement » (cf l’article précédent), parler encore de « Computer Output On Laser Disk » pourrait laisser penser que nous aurions omis le fait que les ‘Lasers Disks’ sont autant à la mode que les fiches perforées. L’attachement sentimental que vous pouvez ressentir à l’égard de votre serveur de DONs (Disque Optique Numérique) ne doit nullement vous empêcher de le laisser prendre une retraite bien méritée. On parlait d’Archivage COLD pour qualifier l’archivage de données  / documents issus du système d’information, autrement appelés documents « sortants » mais les besoins d’archivage longue durée se sont étendus à bien d’autres documents.
  • « Les documents sortants sont nativement numériques à la différence de leurs homologues, les documents entrants » => Attention! ce qui est entrant pour un système peut être sortant pour un autre ;  par exemple : des documents entrants nativement numériques, telles que des factures électroniques provenant d’un fournisseur externe.
  • « La durée de conservation en archivage réglementaire c’est 10 ans » => Comme ce serait facile si c’était aussi simple. Tout d’abord tout dépend des documents / données concernés. Tous n’ont pas la même durée de conservation réglementaire. Ensuite, il se passe un temps non négligeable entre le moment où on prévoit l’archivage et celui où il prend théoriquement fin : la réglementation le concernant a largement eu le temps d’évoluer ;  de nouveaux décrets ont été publiés ;  des jurisprudences ont pu démontrer la nécessité de conserver plus ou moins longtemps cette information ; un litige en cours peut provoquer un gel de la durée de conservation.

Un rappel : Les durées de conservation ainsi que les réglementations les imposant doivent normalement se trouver dans votre politique d’archivage. Document que vous êtes censés réviser tous les ans – pour peu que l’on n’ait pas omis de l’écrire.

  • « On doit effectuer une purge automatique dès l’échéance du délai de conservation à cause du droit à l’oubli» => Attention à ne pas confondre : obligation de conserver « tant » de temps, interdiction de conserver au-delà d’un délai raisonnable et besoin métier. Vous pouvez ne plus avoir d’obligation à conserver une information mais qu’elle reste nécessaire à votre activité. On parle alors de Durée d’Usage Administratif (DUA). De plus, tous les documents ne contiennent pas nécessairement de données personnelles, et par conséquent ne sont pas concernés par le droit à l’oubli. Il ne faut pas non plus confondre archive ouverte à tout public et accès restreint à quelques utilisateurs désignés (accès limité qui peut être compatible avec la notion de droit à l’oubli).
  • Quant aux purges automatiques  je ne saurais que trop les déconseiller. La décision du traitement final d’une information doit rester à la main de son propriétaire. On peut l’alerter sur l’arrivée à échéance d’un délai mais il doit toujours être celui qui assume la décision de détruire (car comme on l’a vu les choses ont pu changer depuis la description du besoin).
  • Lu sur le Journal du Net : «… les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, s’équipent de solutions de Gestion Électronique de Documents. Ce type d’outil permet de préserver la mémoire collective en un lieu sécurisé et accessible depuis n’importe quel point de la planète et à tout moment »  => Ou comment faire douter tout lecteur qui pensait avoir compris ce qu’était la GED… Reprenons pas-à-pas : Les entreprises qui s’équipent de GED veulent suivre le cycle de vie de leurs documents (À quel moment tel document a été signé et par qui ; quelle était la version d’origine du document, etc). Si elles ont besoin de préserver « une mémoire collective » de façon sécurisée, c’est un véritable besoin d’archivage pérenne long terme et en aucun cas de la GED. Si en plus, le système doit être accessible « de n’importe quel point de la planète » c’est même probablement de l’archivage dans le cloud (ou simplement un accès client léger au SI de l’entreprise) ; s’y ajoute un besoin haute-disponibilité (« à tout moment ») ce qui est un besoin de plus en plus fréquent en matière d’archivage comme de GED.
  • « Les documents archivés sont très peu consultés » => Depuis que les offres de dématérialisation ont fleuri un peu partout, les clients finaux accèdent, de façon intensive, directement au système d’archivage à toute heure du jour ou de la nuit. C’en est donc fini de la poussière qui s’accumulait doucement sur les archives en attendant un hypothétique visiteur.
  • « Les archives ce sont des documents morts » => Il faut croire qu’il existe une vie après la mort dans ce cas. Je vous avais déjà parlé du service d’archives du NewYork Times, The Morgue,  et bien voici au moins deux projets de résurrection le concernant : le Tumblr  lively morgue mais surtout le Projet Lazarus (Lazarus permet une modélisation 3D des événements en relation avec un document d’archive). Et que dire des musées qui mettent à disposition des étudiants leurs fonds d’archives afin de leur permettre de les inclure dans leurs travaux ? (exemple : le metropolitan museum)

Vous voulez un exemple encore plus vivant ? Des logiciels tels que Datawatch Report Mining Server, permettent de faire du datamining à partir de documents archivés, transformant ainsi votre système d’archivage (ou votre ECM** ce qui veut dire la même chose) en Big Data. Si ce n’est pas donner une nouvelle vie à vos archives ça…

Si vous voulez tester vos connaissances, voici un petit schéma récapitulant les termes définissant ou ayant défini la GED et l’Archivage. Rayez les termes que cet article vous indique comme n’étant plus d’actualité et vous verrez apparaître les caractéristiques qui restent vraies pour ces deux domaines. A vos crayons !

GED-Archivage

 

*GED : Gestion Électronique de Documents (ou EDM pour Electronic Document Management en anglais). Plus récemment GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise

** ECM : Enterprise Content Management = Gestion de contenu. Il faut savoir que dès qu’un document a été analysé, classifié, indexé et archivé, on ne parle plus de gestion de documents mais de gestion de contenu. Cela fait partie des subtilités qui permettent aux experts de se reconnaître entre eux…

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