Phénomène apparu il y a une dizaine d’années, la dématérialisation se limitait à l’origine à l’échange des transactions financières (commandes, factures,…). Aujourd’hui, grâce aux technologies de communication disponibles, et à l’évolution des mentalités, elle s’applique désormais à un nombre toujours croissant de documents. Ses évolutions ont souvent été guidées par des communautés d’utilisateurs qui définissent la norme, amenant chaque émetteur de documents à s’adapter à la norme.
Mais aujourd’hui, sommes-nous proche du « tout-numérique » ? Ou reste-t-il encore des domaines irréductibles face à la dématérialisation ? Prologue dresse le tableau de la dématérialisation aujourd’hui en France.
Une diversité de flux toujours plus grande et un marché en plein essor
Les experts certifient que le marché de la dématérialisation a crû d’environ 7% chaque année ces dernières années. Et il continue, puisque avec une estimation de près de 6 milliards d’euros aujourd’hui, la dématérialisation devrait encore augmenter de 8% par an d’ici à 2017.
Au nombre des raisons de cette croissance, l’on peut souligner que les bases mêmes de cette progression sont solides – transition numérique, recherche d’efficacité par les entreprises, essor de l’e-administration ou encore cadre légal et normatif très favorable « .
Ainsi, les entreprises françaises sont de plus en plus amenées à traiter électroniquement leurs informations et, très souvent, les normes à utiliser diffèrent en fonction des types de documents à échanger.
Face à cette complexité croissante, les entreprises ont besoin d’y voir plus clair, avant d’adopter un plan de transformation vers le « tout-numérique »
Que souhaitent les entreprises pour les aider à gérer la dématérialisation ?
Alors qu’au début de la dématérialisation, les entreprises se tournaient volontiers vers des solutions propriétaires qu’elles administraient elles-mêmes, la multiplicité de documents à échanger, la complexité des normes, le coût de possession et d’administration de ces systèmes, les ont engagées vers des solutions plus pratiques et à meilleurs coûts : les solutions de dématérialisation livrées en mode SaaS, où l’on s’abonne au service, sans le posséder. Le service étant opéré par une entreprise de confiance pour le compte de plusieurs clients.
Par ailleurs, les entreprises qui dématérialisent ont aujourd’hui un triple besoin :
- démultiplier les flux : en fonction des processus de l’entreprise et échanger ces flux dans le Cloud permet en effet la mutualisation des coûts.
- ajouter aux flux une couche décisionnelle : en amont et en aval des échanges afin de permettre une prise de décision collaborative.
- assurer un archivage performant et sécurisé : la mise à disposition de lieux de stockage adaptés sera une des priorités des entreprises (coffres-forts individuels, coffres-forts entreprises…)
Problème majeur pour ces entreprises : trouver le prestataire capable de répondre à cette triple attente en leur fournissant une solution unique permettant tout à la fois de gérer les différents flux, les agrémenter, les optimiser et archiver (légalement) l’ensemble des informations véhiculées par ces flux.
La solution de Prologue :
Use it Flow
Fort de ces constats, Prologue a développé sa plate-forme Use it Flow qui va permettre d’adresser l’ensemble de ces besoins.
« Nous avons entendu et compris les problématiques des entreprises en matière de dématérialisation » commente Najah Naffah, Directeur Général France de Prologue. « Aujourd’hui, les entreprises qui dématérialisent ont besoin d’avoir le choix dans les solutions et, en même temps, elles veulent un prestataire unique. Mais force est de constater que sur le marché, aujourd’hui, les solutions à même de gérer la dématérialisation de bout-en-bout sont plutôt rares. C’est pourquoi nous avons développé une plate-forme capable de répondre à ces différents besoins et nous sommes attachés à la rendre disponible également en mode SaaS
La solution Use It Flow de Prologue va ainsi permettre de :
- gérer la multitude de flux
- proposer 2 modes de livraison des flux (déploiement interne dans l’entreprise ou dans le Cloud-SaaS)
- assurer une souplesse dans la gestion des flux en basculant entre les flux numériques et les flux éditiques (ces flux resteront jusqu’à une certaine limite d’actualités)