GPdis choisit ReadSoft pour moderniser son processus de traitement des factures

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Comment les solutions ReadSoft accompagnent le groupe GPDIS pour moderniser son processus de gestion des factures fournisseurs.

Avec plus de 20 000 références, et 15 plateformes logistiques et dépôts en France, et plusieurs milliers de clients professionnels, GPdis est un des grands acteurs du commerce B2B ;  grossiste en produits blancs (électroménager), produits bruns (Hi-Fi, son, vidéo, numérique), informatique et multimédia, téléphonie sans fil et domestique, antennes et produits domotiques, abonnements satellites et GSM.

Dans le cadre de ses activités multiples, GPdis souhaitait optimiser la gestion de ses documents comptables et notamment des factures fournisseurs en dématérialisant et en automatisant leur traitement: lecture et capture automatiques des données présentes sur les factures, vérification des quantités, intégration des données des factures dans le système de gestion.

C’est dans ce contexte que GPdis a d’abord réalisé un cahier des charges précis de son besoin, puis a mis en concurrence plusieurs solutions d’automatisation du traitement des factures. La spécificité du projet était de trouver une solution qui puisse lire chaque ligne de facturation et reconstituer  -pour chaque ligne- les prix nets d’achat, tout en prenant en considération les remises éventuelles qui se trouvaient soit en pied soit en milieu de factures.

La solution ReadSoft a finalement été retenue non seulement pour son efficacité mais également pour son ouverture lui permettant de s’intégrer aisément à l’infrastructure et au système d’information déjà en place. Par ailleurs, la solution ReadSoft intègre pour chaque fournisseur des règles  permettant, de manière automatique, de reconstituer les prix nets d’achat facturés ; un point essentiel pour ce projet dès le départ.

Afin de garantir la réussite du projet, une prise en charge progressive des flux a été effectuée avant de pouvoir traiter les 450 000 factures entrantes. Cela a permis de valider la pertinence de la solution et de réaliser les dernières modifications nécessaires. Ce travail a été réalisé en partenariat entre les consultants de ReadSoft et les collaborateurs de GPdis.

La solution ainsi déployée a également permis -au delà du processus de numérisation- de mettre en place des calculs de règles pour reconstituer le prix d’achat des produits.

La solution ReadSoft gère plus de 1 000 documents par jour provenant de cent cinquante fournisseurs différents. Grâce à la modernisation du système, l’organisation a été fluidifiée et le service achats rationalisé. Le retour sur investissement a été atteint en un an seulement et la qualité de service renforcée.

« Nous sommes pleinement satisfaits de l’utilisation de la solution ReadSoft qui a su s’adapter à notre architecture et moderniser notre processus de gestion. Nous allons désormais accroître l’usage de cette solution pour d’autres projets, par exemple la gestion des frais généraux. La qualité de l’offre et la disponibilité des interlocuteurs techniques et commerciaux de l’éditeur ont fortement contribué au succès de notre projet » déclare Christian Vialettes, Directeur Administratif et Financier de GPdis.

« Le projet GPDIS fut une grande réussite pour nos deux sociétés. La qualité d’écoute, l’implication , la recherche permanente d’amélioration des indicateurs de productivité de la part de GPDIS nous ont permis de mettre en place une des plateformes les plus automatisées pour le traitement de la facture en France » rajoute Cyril Millin, Directeur des Services chez ReadSoft France.

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GPdis choisit ReadSoft pour moderniser son processus de traitement des factures

difference invoices 23rd juin, 2014

Comment les solutions ReadSoft accompagnent le groupe GPDIS pour moderniser son processus de gestion des factures fournisseurs.

Avec plus de 20 000 références, et 15 plateformes logistiques et dépôts en France, et plusieurs milliers de clients professionnels, GPdis est un des grands acteurs du commerce B2B ;  grossiste en produits blancs (électroménager), produits bruns (Hi-Fi, son, vidéo, numérique), informatique et multimédia, téléphonie sans fil et domestique, antennes et produits domotiques, abonnements satellites et GSM.

Dans le cadre de ses activités multiples, GPdis souhaitait optimiser la gestion de ses documents comptables et notamment des factures fournisseurs en dématérialisant et en automatisant leur traitement: lecture et capture automatiques des données présentes sur les factures, vérification des quantités, intégration des données des factures dans le système de gestion.

C’est dans ce contexte que GPdis a d’abord réalisé un cahier des charges précis de son besoin, puis a mis en concurrence plusieurs solutions d’automatisation du traitement des factures. La spécificité du projet était de trouver une solution qui puisse lire chaque ligne de facturation et reconstituer  -pour chaque ligne- les prix nets d’achat, tout en prenant en considération les remises éventuelles qui se trouvaient soit en pied soit en milieu de factures.

La solution ReadSoft a finalement été retenue non seulement pour son efficacité mais également pour son ouverture lui permettant de s’intégrer aisément à l’infrastructure et au système d’information déjà en place. Par ailleurs, la solution ReadSoft intègre pour chaque fournisseur des règles  permettant, de manière automatique, de reconstituer les prix nets d’achat facturés ; un point essentiel pour ce projet dès le départ.

Afin de garantir la réussite du projet, une prise en charge progressive des flux a été effectuée avant de pouvoir traiter les 450 000 factures entrantes. Cela a permis de valider la pertinence de la solution et de réaliser les dernières modifications nécessaires. Ce travail a été réalisé en partenariat entre les consultants de ReadSoft et les collaborateurs de GPdis.

La solution ainsi déployée a également permis -au delà du processus de numérisation- de mettre en place des calculs de règles pour reconstituer le prix d’achat des produits.

La solution ReadSoft gère plus de 1 000 documents par jour provenant de cent cinquante fournisseurs différents. Grâce à la modernisation du système, l’organisation a été fluidifiée et le service achats rationalisé. Le retour sur investissement a été atteint en un an seulement et la qualité de service renforcée.

« Nous sommes pleinement satisfaits de l’utilisation de la solution ReadSoft qui a su s’adapter à notre architecture et moderniser notre processus de gestion. Nous allons désormais accroître l’usage de cette solution pour d’autres projets, par exemple la gestion des frais généraux. La qualité de l’offre et la disponibilité des interlocuteurs techniques et commerciaux de l’éditeur ont fortement contribué au succès de notre projet » déclare Christian Vialettes, Directeur Administratif et Financier de GPdis.

« Le projet GPDIS fut une grande réussite pour nos deux sociétés. La qualité d’écoute, l’implication , la recherche permanente d’amélioration des indicateurs de productivité de la part de GPDIS nous ont permis de mettre en place une des plateformes les plus automatisées pour le traitement de la facture en France » rajoute Cyril Millin, Directeur des Services chez ReadSoft France.

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