Les projets de dématérialisation des factures fournisseurs couvrent un périmètre plus large que la simple numérisation des factures, à savoir :
- L’ouverture du courrier et la réception des factures,
- La numérisation des factures et éventuellement les pièces jointes,
- L’intégration des factures reçues par d’autres canaux : Fax, mail, Edi,…
- La reconnaissance automatique du type de facture (RAD) et la lecture automatique dans des documents (LAD) et des données nécessaires à la validation, à la comptabilisation et au paiement de ces factures,
- La gestion du processus dématérialisé de validation des factures,
- La gestion du processus de comptabilisation et de paiement des factures,
- La fourniture de moyens de stockage des documents ainsi que la traçabilité des actions réalisées,
- La mise à disposition des rapports nécessaires au pilotage des différents processus décrits ci-dessus.
La plupart des collaborateurs de l’entreprise sont concernés par ces projets. En effet, les équipes de la comptabilité fournisseurs sont bien entendu les premières concernées mais les autres équipes de la direction financière sont aussi impactées dans leurs activités courantes : Trésorerie, Contrôle de gestion et Audit.
Au-delà des équipes de la DAF, tous les collaborateurs qui sont susceptibles d’engager des dépenses, de faire appel à des prestations externes ou d’acheter des produits ou de valider les factures, seront concernés directement ou indirectement par les projets de dématérialisation des factures.
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