Où s’arrête la GED*, où commence l’ARCHIVAGE ? Deux besoins qui gravitent autour du document et qu’on oppose bien souvent – Florence Aigouy, Xplor France

Tout est GED, Tout est Archivage. Pourtant les besoins sont variés et parfois clairement distincts. Comment choisir entre l’un ou l’autre ?

Retour aux sources

Il y a une vingtaine d’années, lors des premières mises en place de solutions d’archivage,  la définition du périmètre de l’un ou de l’autre découlait de l’utilisation qui serait faite ultérieurement du document.
Pour une entreprise qui souhaitait automatiser ses processus de gestion, depuis l’ouverture d’un sinistre en assurance jusqu’au traitement automatisé d’une facture ou d’un bon de commande, cela signifiait la numérisation des documents entrants et la mise en œuvre d’une solution de GED  – ou plus récemment d’une  GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise – 2003) ;  Le but étant  de pouvoir mettre en place un workflow pour automatiser  les tâches tout au long d’un processus,  avec mise en œuvre de la traçabilité du traitement et le suivi du cycle de vie du document jusqu’à l’aboutissement du processus.
À l’autre bout de la chaîne, le respect des exigences réglementaires imposait une solution d’archivage sur des supports longue durée non réinscriptibles.

Les deux solutions se sont alors en quelque sorte auto-définies

Dès lors qu’on avait à faire à un document en cours d’élaboration ou de traitement – du scan d’un document entrant, d’une pièce servant lors d’un processus de gestion- nous étions dans la GED.

Alors que dans le cas d’un document abouti, nativement numérique, pouvant servir de preuve et devant être conservé dans la durée de façon pérenne et intègre, il s’agissait de véritable dépôt numérique autrement dit, d’Archivage.

Piles of filesOn distingue de ce fait les documents « vivants » (GED) des documents « morts » (Archivage). C’est sans conteste les journalistes du New-York Times qui ont trouvé l’image la plus évocatrice puisqu’ils ont baptisé leur service archivage : « The Morgue » ; une image peu ragoutante mais qui a le mérite d’être claire. Dans la foulée, ils vous diront que lorsqu’on est mort…  c’est pour longtemps ! Il en découle donc que l’Archivage concerne la conservation Long Terme alors que la GED ne s’occupe que du Court Terme et de processus bien vivants des organisations.

On peut y ajouter des constatations techniques

Joe the businessman with his paper stackPremier constat, il y a beaucoup plus de documents sortant des systèmes informatiques que de documents entrants (par exemple : on ouvre un compte bancaire une fois et on reçoit ensuite des relevés d’opérations tous les mois).  Résultat, les volumes concernés sont sans commune mesure. Pour avoir un ordre d’idée, l’entrepôt numérique centralisant les images chèques des banques américaines contient près de deux cent milliards d’images.

Autre constat, un document « vivant » est caractérisé par de très nombreux éléments (métadonnées), décrivant notamment les étapes de son cycle de vie (sa version, les diverses dates de création et d’évolution, les étapes de son cycle de vie déjà parcourues, si il a été validé /amendé par une entité par qui, à quel processus il est lié, etc. ).  Ensuite lorsqu’un  document est  finalisé, il n’a plus qu’à être conservé un certain temps et surtout il doit pouvoir être retrouvé rapidement en cas de besoin. Lors de son archivage, il suffit  de connaître son délai de conservation et les clefs de recherche pour y accéder (date, N° de compte, N° de client, N° de facture, type d’opération etc.). On a par conséquent besoin en GED d’une multitude de métadonnées qui n’ont pas toujours de raison d’être pour un « simple » archivage.

Dans le cas d’un archivage, Il est indispensable de penser à conserver aussi longtemps que le document résidera dans l’entrepôt, les traces depuis son versement  jusqu’à sa suppression de l’entrepôt. On peut évidemment aussi dans les cas où cela présente un intérêt, conserver les métadonnées liées au cycle de vie du document.
On voit apparaître ici une autre notion : autant un processus de gestion est éphémère et n’a pas vocation à priori, à servir de preuve, autant un système d’archivage va devoir, pendant toute la durée de conservation du document, pouvoir prouver qu’il s’agit bien du document entreposé à l’origine et qu’il n’a subi aucune altération. Les traces ou autres journaux d’activité doivent être, eux aussi, conservés de façon pérenne dans le cas d’un archivage (et subir en même temps que les documents auxquels elles se réfèrent,  les différentes migrations lors d’une évolution logicielle  par exemple – ce que trop de fournisseurs ont une fâcheuse tendance à oublier).

performanceUn système de GED se doit d’être fortement évolutif afin de pouvoir s’adapter rapidement aux évolutions du contexte métier. À l’inverse un système d’archivage ne doit évoluer que pour gérer l’obsolescence matérielle ou logicielle ; chaque évolution devant justifier son innocuité sur l’intégrité et la pérennité des documents conservés, ainsi que la conservation des différents éléments de preuve.  Un entrepôt numérique est le garant de milliards de documents. Il a par essence horreur des mises à jour.  Là où la GED doit être souple, l’entrepôt numérique se doit d’être robuste. Malgré les beaux discours on a rarement vu un chêne avoir la souplesse du roseau et inversement….

Dernier constat technique, la GED nécessite une très forte disponibilité avec de fréquentes connexions, alors que les statistiques prouvent qu’à peine 1% des documents archivés sont consultés plus d’un mois après leur dépôt.

Il s’agit là des grandes différences de base, identifiées par de nombreux retours d’expérience concernant GED et Archivage.  C’est ainsi que le choix d’une solution s’est  généralement fait à l’aide d’une simple réflexion binaire vivant/mort, entrant/sortant, matériel/nativement numérique, court terme/long terme, etc…

Toutefois rien n’est aussi simple et les conditions actuelles d’utilisation nous montrent que beaucoup de ces grands principes sont à revoir.

Autrement dit, « ça c’était avant» …

 

*GED : Gestion électronique de Documents. Plus récemment GEIDE : Gestion électronique d’informations et de documents pour l’entreprise

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Où s’arrête la GED*, où commence l’ARCHIVAGE ? Deux besoins qui gravitent autour du document et qu’on oppose bien souvent – Florence Aigouy, Xplor France

25th avril, 2014

Tout est GED, Tout est Archivage. Pourtant les besoins sont variés et parfois clairement distincts. Comment choisir entre l’un ou l’autre ?

Retour aux sources

Il y a une vingtaine d’années, lors des premières mises en place de solutions d’archivage,  la définition du périmètre de l’un ou de l’autre découlait de l’utilisation qui serait faite ultérieurement du document.
Pour une entreprise qui souhaitait automatiser ses processus de gestion, depuis l’ouverture d’un sinistre en assurance jusqu’au traitement automatisé d’une facture ou d’un bon de commande, cela signifiait la numérisation des documents entrants et la mise en œuvre d’une solution de GED  – ou plus récemment d’une  GEIDE (Gestion Electronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise – 2003) ;  Le but étant  de pouvoir mettre en place un workflow pour automatiser  les tâches tout au long d’un processus,  avec mise en œuvre de la traçabilité du traitement et le suivi du cycle de vie du document jusqu’à l’aboutissement du processus.
À l’autre bout de la chaîne, le respect des exigences réglementaires imposait une solution d’archivage sur des supports longue durée non réinscriptibles.

Les deux solutions se sont alors en quelque sorte auto-définies

Dès lors qu’on avait à faire à un document en cours d’élaboration ou de traitement – du scan d’un document entrant, d’une pièce servant lors d’un processus de gestion- nous étions dans la GED.

Alors que dans le cas d’un document abouti, nativement numérique, pouvant servir de preuve et devant être conservé dans la durée de façon pérenne et intègre, il s’agissait de véritable dépôt numérique autrement dit, d’Archivage.

Piles of filesOn distingue de ce fait les documents « vivants » (GED) des documents « morts » (Archivage). C’est sans conteste les journalistes du New-York Times qui ont trouvé l’image la plus évocatrice puisqu’ils ont baptisé leur service archivage : « The Morgue » ; une image peu ragoutante mais qui a le mérite d’être claire. Dans la foulée, ils vous diront que lorsqu’on est mort…  c’est pour longtemps ! Il en découle donc que l’Archivage concerne la conservation Long Terme alors que la GED ne s’occupe que du Court Terme et de processus bien vivants des organisations.

On peut y ajouter des constatations techniques

Joe the businessman with his paper stackPremier constat, il y a beaucoup plus de documents sortant des systèmes informatiques que de documents entrants (par exemple : on ouvre un compte bancaire une fois et on reçoit ensuite des relevés d’opérations tous les mois).  Résultat, les volumes concernés sont sans commune mesure. Pour avoir un ordre d’idée, l’entrepôt numérique centralisant les images chèques des banques américaines contient près de deux cent milliards d’images.

Autre constat, un document « vivant » est caractérisé par de très nombreux éléments (métadonnées), décrivant notamment les étapes de son cycle de vie (sa version, les diverses dates de création et d’évolution, les étapes de son cycle de vie déjà parcourues, si il a été validé /amendé par une entité par qui, à quel processus il est lié, etc. ).  Ensuite lorsqu’un  document est  finalisé, il n’a plus qu’à être conservé un certain temps et surtout il doit pouvoir être retrouvé rapidement en cas de besoin. Lors de son archivage, il suffit  de connaître son délai de conservation et les clefs de recherche pour y accéder (date, N° de compte, N° de client, N° de facture, type d’opération etc.). On a par conséquent besoin en GED d’une multitude de métadonnées qui n’ont pas toujours de raison d’être pour un « simple » archivage.

Dans le cas d’un archivage, Il est indispensable de penser à conserver aussi longtemps que le document résidera dans l’entrepôt, les traces depuis son versement  jusqu’à sa suppression de l’entrepôt. On peut évidemment aussi dans les cas où cela présente un intérêt, conserver les métadonnées liées au cycle de vie du document.
On voit apparaître ici une autre notion : autant un processus de gestion est éphémère et n’a pas vocation à priori, à servir de preuve, autant un système d’archivage va devoir, pendant toute la durée de conservation du document, pouvoir prouver qu’il s’agit bien du document entreposé à l’origine et qu’il n’a subi aucune altération. Les traces ou autres journaux d’activité doivent être, eux aussi, conservés de façon pérenne dans le cas d’un archivage (et subir en même temps que les documents auxquels elles se réfèrent,  les différentes migrations lors d’une évolution logicielle  par exemple – ce que trop de fournisseurs ont une fâcheuse tendance à oublier).

performanceUn système de GED se doit d’être fortement évolutif afin de pouvoir s’adapter rapidement aux évolutions du contexte métier. À l’inverse un système d’archivage ne doit évoluer que pour gérer l’obsolescence matérielle ou logicielle ; chaque évolution devant justifier son innocuité sur l’intégrité et la pérennité des documents conservés, ainsi que la conservation des différents éléments de preuve.  Un entrepôt numérique est le garant de milliards de documents. Il a par essence horreur des mises à jour.  Là où la GED doit être souple, l’entrepôt numérique se doit d’être robuste. Malgré les beaux discours on a rarement vu un chêne avoir la souplesse du roseau et inversement….

Dernier constat technique, la GED nécessite une très forte disponibilité avec de fréquentes connexions, alors que les statistiques prouvent qu’à peine 1% des documents archivés sont consultés plus d’un mois après leur dépôt.

Il s’agit là des grandes différences de base, identifiées par de nombreux retours d’expérience concernant GED et Archivage.  C’est ainsi que le choix d’une solution s’est  généralement fait à l’aide d’une simple réflexion binaire vivant/mort, entrant/sortant, matériel/nativement numérique, court terme/long terme, etc…

Toutefois rien n’est aussi simple et les conditions actuelles d’utilisation nous montrent que beaucoup de ces grands principes sont à revoir.

Autrement dit, « ça c’était avant» …

 

*GED : Gestion électronique de Documents. Plus récemment GEIDE : Gestion électronique d’informations et de documents pour l’entreprise

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