Dans la vie professionnelle, savoir s’organiser, gérer ses tâches/missions et optimiser son temps sont des missions indispensables pour gagner en efficacité au quotidien. OfficeTeam, recruteur spécialisé, propose cinq méthodes simples et efficaces pour gagner du temps.
❶ Ne pas brûler les étapes
Le besoin d’améliorer la gestion de son emploi du temps est généralement motivé par la crainte de ne pas y arriver. Rien de mieux pour être tranquille, que de prendre de l’avance sur le lendemain.
En préservant chaque jour une demi-heure à une heure de travail sans interruption (boite emails fermée, téléphone et portable sur répondeur – si possible seul/e dans un bureau ou une salle de réunion) permet d’aborder avec plus de sérénité sa journée de travail.
OfficeTeam conseille de mettre à profit ce créneau pour effectuer les tâches de réflexion et/ou de rédaction ou pour s’atteler au plus important dossier inscrit à l’ordre du jour, qui vous empêche de dormir la nuit.
❷ Laisser tomber l’interminable liste de choses à faire
Établir une liste de choses à faire, détaillée et ambitieuse, peut certes flatter l’ego mais cela s’avère rarement constructif. En effet, la journée prend souvent une autre tournure que prévu : la première tâche prend plus de temps qu’escompté, un nouveau projet urgent doit être commencé, il faut remplacer au pied levé un collègue et participer à une conférence téléphonique inopinée…
Face à ces aléas, on finit par rayer finalement très peu de choses sur sa ‘to do-list’ et on peut éprouver un sentiment d’échec voire être incapable de reconnaître à sa juste valeur le travail effectivement accompli.
Une liste plus simple, ouverte aux inévitables impondérables, s’avérera plus efficace. OfficeTeam incite les collaborateurs à décomposer les missions de grande envergure et spécifier clairement les actions qu’ils peuvent réellement entreprendre.
Plus la suite à donner est définie avec précision, moins elle paraîtra insurmontable. Un point laissé en suspens sur sa liste — même provisoirement — ne signifie nullement qu’il ne sera pas traité.
❸ Tabler sur les interruptions
Certains conseils prodigués pour aider à gérer son emploi du temps font souvent abstraction d’une composante essentielle dans une journée de travail : les autres ! Si votre manager ou votre collègue — ou l’un de vos enfants — a besoin de vous, difficile de lui répondre que l’on est tenu de respecter son planning.
Il faut également veiller à ne pas créer soi-même des interruptions : « Cet e-mail exige-t-il vraiment une réponse immédiate ? ». L’un des meilleurs moyens de gérer son temps consiste à s’aménager des créneaux pour traiter ses e-mails plutôt que de se laisser distraire à tout bout de champ. La plupart des emails nécessite un retour sous 24 heures, et non une réponse instantanée.
❹ Ne pas se laisser envahir par une profusion d’outils
Pour aider à bien gérer son emploi du temps, il existe pléthore d’outils. Nombre d’entre eux sont sans doute précieux mais ils peuvent également s’avérer contre-productifs si l’on en abuse. Consulter et actualiser sans cesse une multiplicité de calendriers, listes et applications peut prendre davantage de temps que mener à bien la tâche elle-même !
Recourir à outrance à ces outils, c’est aussi accentuer son sentiment d’insatisfaction à l’égard du travail non accompli. Centraliser sa liste de tâches dans un agenda électronique ou sur une note repositionnable permet de profiter à bon escient des outils mis à disposition.
❺ Reprendre son souffle
En saturant son planning de tâches et de réunions, on peut avoir l’impression de gérer son emploi du temps de manière responsable et efficace. Mais cela risque surtout de créer un surcroît de travail.
Une décision prise à la hâte lors d’une journée mouvementée et éreintante peut aussi se solder par plusieurs semaines de corrections ou de remaniements.
Se prévoir des pauses au cours de la journée — à heures fixes ou non — est l’une des meilleures techniques pour préserver durablement sa productivité. En allant s’aérer dehors ou en se détendant en salle de pause/repos, on ne déroge pas à ses responsabilités, au contraire, on protège sa faculté à les exercer tout en se donnant les moyens d’avoir des idées ou de créer du lien et des échanges avec ses collègues.
« Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer son temps : chacun doit trouver sa méthode. Même un système qui, en théorie, paraît parfaitement adapté peut, en pratique, ne pas se révéler des plus efficaces. Il faut se fier à son expérience. » explique Gaëlle Marre, Director d’OfficeTeam. « Vous optimiserez votre temps en privilégiant des méthodes simples, viables et adaptables, tout en révisant régulièrement vos objectifs avec votre manager pour qu’ils restent réalistes. »