Maîtriser vos risques en intégrant votre logiciel de gestion de la réassurance à votre système d’information par Joseph Sebbag, CEO d’EFFISOFT USA

Identifier la bonne approche pour éviter les fissures latentes dans vos programmes de réassurance.

Le nombre important de contrats complexes de réassurance, les traités multi cédantes, la multitude de clauses spécifiques et de transactions diverses que doivent gérer les assureurs aujourd’hui créent naturellement une exposition importante aux risques.

Rajouter à ça l’inaptitude à faire en sorte qu’à chaque risque soit associé le programme de réassurance approprié et c’est la course au désastre.

Il est en effet fréquent d’observer que les assureurs s’appuient sur une conjugaison de plusieurs systèmes d’administration des polices, de feuilles de calcul, de développements internes ou de systèmes isolés. Ce n’est donc pas surprenant que des risques passent à travers les mailles du filet. La question n’est pas si cela va se produire, mais bien quand et quels en seront les impacts.

Au-delà d’une exposition excessive au risque et l’incapacité de tracer les contrats de réassurance non conformes, les risques restent nombreux : non identification des sinistres à réassurer, mauvaise gestion des sommes à recouvrer et des capacités de business intelligence limitées. Naturellement, les données sur des indices clés comme les tendances financières, la rentabilité ou l’exposition sont peu fiables pour ne nommer que ces derniers.

Enfin, s’appuyer sur des solutions fragmentées et des processus manuels engendre inéluctablement des failles importantes dans la traçabilité et la piste d’audit. Un élément de plus en plus problématique avec le durcissement des normes et des réglementations régissant le secteur à l’échelle européenne et globale.

L’intégration d’une solution de réassurance appropriée aide à réduire drastiquement les risques mentionnés auparavant. Par conséquent, les assureurs et (réassureurs) seraient bien avisés de choisir un éditeur qui a l’expérience nécessaire en termes de déploiement de projets informatiques mais surtout l’expertise métier de la réassurance. Idéalement, ils devraient s’adresser aux éditeurs qui offrent un système dédié et complet de réassurance.

La plupart des fournisseurs de systèmes d’administration des polices proposent un simple « module de réassurance» dans leur offre globale qui présente souvent des fonctionnalités basiques et ne couvre pas la complexité du métier de la réassurance. De plus, ces fournisseurs manquent souvent d’expertise métier dans la résolution des problématiques spécifiques à la réassurance, ce qui n’est pas le cas des éditeurs spécialisés dans ce métier.

Un mauvais choix de prestataire et de solution conduit souvent à des projets frustrants et laborieux pour les assureurs qui se trouvent dans l’obligation d’apporter de trop nombreuses customisations au système avec des dépassement de budget, des implémentations longues et incertaines.

L’étude préliminaire

Choisir la bonne solution logicielle n’est qu’une première étape. Implémenter une nouvelle solution présente toujours plusieurs challenges et pièges. La priorité reste de mener une étude de cadrage précise et rigoureuse qui doit à minima contenir les éléments suivants :

  • Une étude détaillée des processus actuels de gestion de la réassurance chez l’assureur
  • La détermination des écarts fonctionnels entre la solution de l’éditeur et le système cible
  • L’identification des contrats et des données financières requises pour la mise en production de la solution
  • La définition des spécifications pour les interfaces à déployer
  • L’élaboration de la stratégie de conversion et de migration des données
  • Le recensement des besoins en reporting
  • L’élaboration du plan projet et l’identification des risques éventuels
  • L’étude des paramétrages nécessaires du référentiel
  • L’évaluation et la révision des coûts globaux du projet

Le rapport d’étude préalable doit être présenté et validé par la compagnie d’assurance avant le début du projet. Il doit être révisé si nécessaire jusqu’à ce que tous les éléments clés du projet soient bien définis. Idéalement, le rapport devrait être utilisé comme une feuille de route pour l’implémentation du système.

Tous les risques projet et les questions identifiées à ce stade seront intégrées dans la planification du projet. C’est une économie considérable de temps et de ressources que de pouvoir identifier ces facteurs risques préalablement à l’implémentation.

Par ailleurs, l’une des principales raisons d’échec des projets informatiques réside en général dans les problématiques de communication. Les personnes clés des différentes équipes concernées doivent établir des canaux de communication fluides et efficaces. Le service informatique, le métier et la direction doivent forcément s’impliquer dans le comité de pilotage du projet. Aussi, un processus d’escalade clair doit être mis en place pour s’attaquer aux différentes problématiques rencontrées et y répondre en temps opportun.

Une implémentation réussie

Concentrons-nous sur les domaines clés et les lignes directrices qui sont essentiels pour mener à bien un projet.

Migration des données:

La migration des données se rapporte au déplacement des données entre le ou les systèmes existants et l’application cible, ainsi que toutes les mesures nécessaires pour la validation des données sur l’ensemble du cycle. Les données doivent être transformées et converties avant la phase de migration. Un soin particulier doit être apporté au choix de la méthodologie de migration des données et à l’anticipation des risques potentiels.

L’analyse et la compréhension des besoins métiers est nécessaire avant de collecter et de travailler sur les données effectives. Ensuite, il convient de définir ce qui doit être migré ainsi que l’historique. Dans le cas de contrats sur les branches longues, tels que la couverture de la RC décennale, toutes les données historiques doivent être migrées. Inversement, pour des branches à déroulement court, IARD à titre d’exemple, seules les données métier nécessaires doivent faire l’objet d’une migration.

Un mapping détaillé des données existantes et de l’architecture du système doit être réalisé afin d’isoler tous les problèmes éventuels liés à la conversion et de trouver les solutions de contournement nécessaires pour surmonter les spécificités et contraintes de la nouvelle application. En conséquence, il sera essentiel de mettre en place des contrôles de qualité pour valider la cohérence et la fiabilité des données à charger.

Identifier les experts qui sont parfaitement familiarisés avec les données métiers contribue à réduire le risque de manquer les insuffisances éventuelles dans l’organisation des données et d’assurer le succès du projet. Par conséquent, une bonne attribution des ressources qualifiées (à la fois chez l’éditeur et l’assureur) au projet est essentielle.

Interfaces :

L’interfaçage dans un contexte de réassurance porte sur la connexion des données résidant dans les systèmes de gestion des polices (en amont au système de gestion de la réassurance), ainsi que l’intégration des données de réassurance à d’autres systèmes dont les systèmes de gestion de la comptabilité générale, de gestion des sinistres ou encore les outils de business intelligence. L’intégration et l’interfaçage sont le plus souvent réalisés par des processus d’échange (export/import) de données entre deux applications différentes, mais peuvent aussi faire l’objet de procédures automatiques via des intégrations en dur de base de données à base de données et des procédures de requête en temps réel.

Encore une fois, le choix du bon partenaire est crucial. Un éditeur expérimenté en développement d’interfaces entre les systèmes d’assurance, systèmes comptables, les outils de BI et les solutions de réassurance est très certainement susceptible d’offrir des interfaces standards avec les outils marché référents et de posséder le savoir-faire pour développer de nouvelles interfaces si nécessaire. Cela permet souvent d’assurer un processus d’implémentation plus efficient.

Après avoir cadré toutes les étapes essentielles de l’implémentation du système, il convient de chercher à avoir une solution entièrement déployable et prête à la recette dans un environnement de test. Il faut aussi prévoir une formation personnalisée pour garantir l’autonomie des équipes d’utilisateurs et leur maîtrise de l’application.

L’étape suivante consiste à préparer la mise en production. Le client doit être en mesure d’effectuer plusieurs simulations en parallèle et obtenir systématiquement les résultats souhaités.

Maintenant que vous avez installé un système moderne et complet de gestion de la réassurance, vous aurez accès à des processus automatisés avec les contrôles et la traçabilité nécessaires. Vous serez en mesure de bénéficier des avantages du choix d’un système efficace conjugué à une stratégie de déploiement bien cadrée : des contrôles sophistiqués, des risques réduits et de meilleures performances financières. Vous n’aurez plus de fissures latentes dans votre programme de réassurance.

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Maîtriser vos risques en intégrant votre logiciel de gestion de la réassurance à votre système d’information par Joseph Sebbag, CEO d’EFFISOFT USA

26th mars, 2014

Identifier la bonne approche pour éviter les fissures latentes dans vos programmes de réassurance.

Le nombre important de contrats complexes de réassurance, les traités multi cédantes, la multitude de clauses spécifiques et de transactions diverses que doivent gérer les assureurs aujourd’hui créent naturellement une exposition importante aux risques.

Rajouter à ça l’inaptitude à faire en sorte qu’à chaque risque soit associé le programme de réassurance approprié et c’est la course au désastre.

Il est en effet fréquent d’observer que les assureurs s’appuient sur une conjugaison de plusieurs systèmes d’administration des polices, de feuilles de calcul, de développements internes ou de systèmes isolés. Ce n’est donc pas surprenant que des risques passent à travers les mailles du filet. La question n’est pas si cela va se produire, mais bien quand et quels en seront les impacts.

Au-delà d’une exposition excessive au risque et l’incapacité de tracer les contrats de réassurance non conformes, les risques restent nombreux : non identification des sinistres à réassurer, mauvaise gestion des sommes à recouvrer et des capacités de business intelligence limitées. Naturellement, les données sur des indices clés comme les tendances financières, la rentabilité ou l’exposition sont peu fiables pour ne nommer que ces derniers.

Enfin, s’appuyer sur des solutions fragmentées et des processus manuels engendre inéluctablement des failles importantes dans la traçabilité et la piste d’audit. Un élément de plus en plus problématique avec le durcissement des normes et des réglementations régissant le secteur à l’échelle européenne et globale.

L’intégration d’une solution de réassurance appropriée aide à réduire drastiquement les risques mentionnés auparavant. Par conséquent, les assureurs et (réassureurs) seraient bien avisés de choisir un éditeur qui a l’expérience nécessaire en termes de déploiement de projets informatiques mais surtout l’expertise métier de la réassurance. Idéalement, ils devraient s’adresser aux éditeurs qui offrent un système dédié et complet de réassurance.

La plupart des fournisseurs de systèmes d’administration des polices proposent un simple « module de réassurance» dans leur offre globale qui présente souvent des fonctionnalités basiques et ne couvre pas la complexité du métier de la réassurance. De plus, ces fournisseurs manquent souvent d’expertise métier dans la résolution des problématiques spécifiques à la réassurance, ce qui n’est pas le cas des éditeurs spécialisés dans ce métier.

Un mauvais choix de prestataire et de solution conduit souvent à des projets frustrants et laborieux pour les assureurs qui se trouvent dans l’obligation d’apporter de trop nombreuses customisations au système avec des dépassement de budget, des implémentations longues et incertaines.

L’étude préliminaire

Choisir la bonne solution logicielle n’est qu’une première étape. Implémenter une nouvelle solution présente toujours plusieurs challenges et pièges. La priorité reste de mener une étude de cadrage précise et rigoureuse qui doit à minima contenir les éléments suivants :

  • Une étude détaillée des processus actuels de gestion de la réassurance chez l’assureur
  • La détermination des écarts fonctionnels entre la solution de l’éditeur et le système cible
  • L’identification des contrats et des données financières requises pour la mise en production de la solution
  • La définition des spécifications pour les interfaces à déployer
  • L’élaboration de la stratégie de conversion et de migration des données
  • Le recensement des besoins en reporting
  • L’élaboration du plan projet et l’identification des risques éventuels
  • L’étude des paramétrages nécessaires du référentiel
  • L’évaluation et la révision des coûts globaux du projet

Le rapport d’étude préalable doit être présenté et validé par la compagnie d’assurance avant le début du projet. Il doit être révisé si nécessaire jusqu’à ce que tous les éléments clés du projet soient bien définis. Idéalement, le rapport devrait être utilisé comme une feuille de route pour l’implémentation du système.

Tous les risques projet et les questions identifiées à ce stade seront intégrées dans la planification du projet. C’est une économie considérable de temps et de ressources que de pouvoir identifier ces facteurs risques préalablement à l’implémentation.

Par ailleurs, l’une des principales raisons d’échec des projets informatiques réside en général dans les problématiques de communication. Les personnes clés des différentes équipes concernées doivent établir des canaux de communication fluides et efficaces. Le service informatique, le métier et la direction doivent forcément s’impliquer dans le comité de pilotage du projet. Aussi, un processus d’escalade clair doit être mis en place pour s’attaquer aux différentes problématiques rencontrées et y répondre en temps opportun.

Une implémentation réussie

Concentrons-nous sur les domaines clés et les lignes directrices qui sont essentiels pour mener à bien un projet.

Migration des données:

La migration des données se rapporte au déplacement des données entre le ou les systèmes existants et l’application cible, ainsi que toutes les mesures nécessaires pour la validation des données sur l’ensemble du cycle. Les données doivent être transformées et converties avant la phase de migration. Un soin particulier doit être apporté au choix de la méthodologie de migration des données et à l’anticipation des risques potentiels.

L’analyse et la compréhension des besoins métiers est nécessaire avant de collecter et de travailler sur les données effectives. Ensuite, il convient de définir ce qui doit être migré ainsi que l’historique. Dans le cas de contrats sur les branches longues, tels que la couverture de la RC décennale, toutes les données historiques doivent être migrées. Inversement, pour des branches à déroulement court, IARD à titre d’exemple, seules les données métier nécessaires doivent faire l’objet d’une migration.

Un mapping détaillé des données existantes et de l’architecture du système doit être réalisé afin d’isoler tous les problèmes éventuels liés à la conversion et de trouver les solutions de contournement nécessaires pour surmonter les spécificités et contraintes de la nouvelle application. En conséquence, il sera essentiel de mettre en place des contrôles de qualité pour valider la cohérence et la fiabilité des données à charger.

Identifier les experts qui sont parfaitement familiarisés avec les données métiers contribue à réduire le risque de manquer les insuffisances éventuelles dans l’organisation des données et d’assurer le succès du projet. Par conséquent, une bonne attribution des ressources qualifiées (à la fois chez l’éditeur et l’assureur) au projet est essentielle.

Interfaces :

L’interfaçage dans un contexte de réassurance porte sur la connexion des données résidant dans les systèmes de gestion des polices (en amont au système de gestion de la réassurance), ainsi que l’intégration des données de réassurance à d’autres systèmes dont les systèmes de gestion de la comptabilité générale, de gestion des sinistres ou encore les outils de business intelligence. L’intégration et l’interfaçage sont le plus souvent réalisés par des processus d’échange (export/import) de données entre deux applications différentes, mais peuvent aussi faire l’objet de procédures automatiques via des intégrations en dur de base de données à base de données et des procédures de requête en temps réel.

Encore une fois, le choix du bon partenaire est crucial. Un éditeur expérimenté en développement d’interfaces entre les systèmes d’assurance, systèmes comptables, les outils de BI et les solutions de réassurance est très certainement susceptible d’offrir des interfaces standards avec les outils marché référents et de posséder le savoir-faire pour développer de nouvelles interfaces si nécessaire. Cela permet souvent d’assurer un processus d’implémentation plus efficient.

Après avoir cadré toutes les étapes essentielles de l’implémentation du système, il convient de chercher à avoir une solution entièrement déployable et prête à la recette dans un environnement de test. Il faut aussi prévoir une formation personnalisée pour garantir l’autonomie des équipes d’utilisateurs et leur maîtrise de l’application.

L’étape suivante consiste à préparer la mise en production. Le client doit être en mesure d’effectuer plusieurs simulations en parallèle et obtenir systématiquement les résultats souhaités.

Maintenant que vous avez installé un système moderne et complet de gestion de la réassurance, vous aurez accès à des processus automatisés avec les contrôles et la traçabilité nécessaires. Vous serez en mesure de bénéficier des avantages du choix d’un système efficace conjugué à une stratégie de déploiement bien cadrée : des contrôles sophistiqués, des risques réduits et de meilleures performances financières. Vous n’aurez plus de fissures latentes dans votre programme de réassurance.

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