Le BOFiP du 18/10/2013 a posé de nouvelles règles en matière de facturation. Ces règles s’appliquent aux factures papier et électroniques, et concernent l’émetteur comme le récepteur de la facture. Les nouvelles règles sont applicables à partir du 1er janvier 2013. Les entreprises travaillant uniquement avec des flux papiers voient le cadre légal modifié. Nous proposons ici un point sur les nouvelles règles en vigueur.
Pourquoi le contexte réglementaire a-t-il changé ?
La cadre réglementaire applicable à la facturation entre assujettis fiscaux a changé en 2013 du fait de la transcription en droit français de la directive 2010 – 45 CE. La publication le 18 octobre 2013 au Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFiP) des dispositions pratiques applicables constitue le point final du processus de transposition obligatoire en droit national de la directive qui s’impose à tous les pays de la Communauté Européenne.
Comment envoyer ses factures désormais ?
Les règles applicables aux factures émises sont communes aux factures papier et aux factures électroniques. Le BOFiP du 18/10/2013 définit trois modes d’échanges inter-entreprises en application de l’article 289 VII du Code Général des Impôts :
- La facture peut être émise sous format papier ou sous format PDF non porteur d’une signature électronique. Dans ce cas, une piste d’audit documentée doit attester de la réalité de la transaction économique (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). Autrement dit, la facture seule ne suffit plus. Nous sommes alors dans l’alinéa 1 de l’article 289 VII ou 289-VII 1°.
- La facture peut être émise sous format PDF signé par un certificat électronique de niveau RGS** (ou supérieur). La signature électronique remplace la piste d’audit et supprime les contraintes liées à la conservation des documents justificatifs de la transaction (bon de commande, devis, avis d’expédition ou de livraison…). Nous sommes alors dans le cas dit 289 VII 2° du CGI.
- Enfin, la facture peut être émise dans un format structuré EDI respectant des règles formelles. Le message doit contenir des données et mentions obligatoires, faire l’objet d’une liste récapitulative et être associé à un fichier des partenaires. Le message doit également pouvoir être restitué en clair. Toute facture EDI n’entre donc pas dans le cadre de la dématérialisation fiscale : si les obligations formelles ne sont pas respectées, le flux EDI ne porte pas la valeur fiscale. Nous sommes alors dans le cas dit 289 VII 3°.
Côté récepteur… quelles sont les obligations ?
Le récepteur est obligé de respecter la forme d’émission de la facture. La facture émise papier (art. 289 VII 1°) doit rester papier tout comme une facture émise électronique (PDF non signé selon l’art. 289 VII 1°, ou PDF signé selon l’art. 289 VII 2°, ou un flux EDI selon l’art. 289 VII 3°) doit rester électronique.
Le récepteur est également tenu par les obligations propres au mode de transmission retenu avec son fournisseur. Si le fournisseur émet ses factures selon le 289 VII 1°, le client récepteur doit gérer lui aussi de son côté sa piste d’audit documentée pour prouver la véracité de l’opération économique liée à la facture.
Dans le cas d’une facture électronique, le récepteur est libre d’accepter ou de refuser la dématérialisation des factures qui lui sont transmises. Attention, il est admis que le paiement d’une facture dématérialisée ou l’absence de refus formel à réception vaut accord.
Lors de la réception de factures dématérialisées, le récepteur devient lié par l’obligation de maintenir la forme électronique originelle de la facture. Lorsque la facture électronique a été émise selon le 289 VII 2°, le récepteur doit de plus procéder au contrôle de la signature électronique de la facture reçue. Cette obligation lui est faite à l’art. 96F de l’annexe III du CGI. Le récepteur peut jouer d’astuce et conserver la facture électronique émise PDF signé (289 VII 2° du CGI) selon les modalités du 289 VII 1°, à savoir en ignorant la signature électronique apposée par l’émetteur, mais en assurant de son côté la piste d’audit.
Qu’en est-il de la conservation ?
Côté mode de conservation, les choses sont simples : le mode de conservation côté récepteur doit être le même que le format d’émission. En plus clair, une facture envoyée sous format PDF devra être conservée sous format PDF. Une facture émise sous format papier devra être conservée en papier. Une facture EDI fiscal sera conservée sous forme EDI.
Une exception existe via l’instruction fiscale n4c du 11janvier 2007 (intégrée au 10 10 30 20 du BOFiP du 18/10/2013). Cette instruction autorise l’émetteur, s’il apporte des garanties d’intégrité et de pérennité, à conserver électroniquement les factures qui ont été émises et transmises sous format papier.
Il est à noter que même en cas de numérisation en réception, l’original demeure la copie papier reçue. Il en est de même pour la « re-matérialisation » qui ne fait pas foi en cas de contrôle. Il est donc plus pertinent d’inciter son fournisseur à émettre des factures dématérialisées fiscalement, qui pourront être conservées sous forme dématérialisée, plutôt que payer en réception la dématérialisation des factures reçues…
Signalons le cas particulier est factures imprimées puis scannées pour être transmises sous forme numérique. Ces factures sont assimilées à des factures papier et non à des factures électroniques. Elles doivent donc être conservées sous forme papier par l’émetteur et le récepteur. Les jours de cette pratique sont limités puisque le BOFiP du 18/10/2013 l’interdit au-delà du 31 décembre 2014.
Terminons par un point important. Le stockage des factures doit avoir lieu sur un territoire lié par une convention fiscale avec la France. Autrement dit, le stockage dans le cloud de factures électroniques est une pratique délicate car nombreuses solutions sont hébergées dans des pays sans convention fiscale avec la France…
Trois recommandations en guise de conclusion
- Invitons les émetteurs de factures à Indiquer au recto de leurs factures émises le mode d’émission et le confirmer dans les CGV. Leur responsabilité ne peut alors pas être engagée si leur client rompt la forme originelle de la facture…
- Invitons les récepteurs de factures à bien réfléchir avant de payer une facture reçue sous forme dématérialisée (PDF ou PDF signé) car le paiement équivaut à accepter le recours par le fournisseur à la facturation dématérialisée.
- Veiller à ne pas rompre la forme d’émission d’une facture reçue (impression d’une facture nativement dématérialisée) car la rupture de forme peut mettre en cause la recevabilité de la facture par l’administration fiscale.