Kalpa Conseils: Dématérialisation des factures fournisseurs – Recommandations

L’organisation de votre projet

La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs doit s’accompagner d’une réflexion sur le processus d’engagement et de validation des dépenses. En effet, bien souvent, la validation des factures est dans l’esprit des collaborateurs le moyen de valider la réalité d’une prestation ou la réception d’un produit.

Il convient lors de la phase de conception d’expliquer aux intervenants que le processus de traitement et de comptabilisation des factures fournisseurs peut être distinct de la réception d’une prestation ou d’un produit. Les bénéficiaires d’une prestation doivent valider que cette prestation a été réalisée ou que le produit a été réceptionné et c’est à ce moment que la charge correspondante doit être comptabilisée. Lors de la réception de la facture on pourra dès lors « quasi-automatiquement » rapprocher cette facture de l’engagement de dépense (commande fournisseur) validé.   

La mise en place de ces projets de numérisation des factures fournisseurs permet donc de rappeler à chaque intervenant dans l’entreprise ses responsabilités dans les processus d’engagements de dépenses :

  • Les personnes en charge de valider les engagements de dépense (directeur, responsable de service) doivent s’assurer que les commandes passées sont conformes aux budgets dont ils ont la responsabilité.
  • Les bénéficiaires des prestations et des produits doivent s’assurer que les prestations et les produits sont réalisées et conformes à la commande; mais ils ne sont pas forcément en charge de la validation des factures.
  • La gestion du référentiel des fournisseurs est dévolue à la comptabilité fournisseurs ou aux achats. Ce référentiel permet d’assurer que des factures ne pourront pas être saisies sans que les fournisseurs soient connus et authentifiés, avec des coordonnées bancaires validées.
  • Les acheteurs créent les contrats où sont enregistrées les conditions de règlement.
  • La comptabilité fournisseurs a pour responsabilité de comptabiliser les factures selon les règles comptables en vigueur (ex : imputation des charges et des immobilisations); elle orchestre le rapprochement entre commandes, réceptions et factures afin de déclencher le paiement.
  • La trésorerie a pour responsabilité de payer les fournisseurs dans les délais et selon les modalités convenues avec le tiers.

 Project Management Flow ChartLa maîtrise du processus

La dématérialisation de traitement des factures fournisseurs est le moyen de mettre en place des outils de pilotage et de traçabilité pour une meilleure maitrise du processus.

En particulier, ce projet doit être l’occasion de formaliser les règles de délégation afin de pouvoir mettre en place un réel workflow automatisé de validation et de comptabilisation des factures.

Lors des phases de conception, il convient de définir avec les responsables du contrôle interne ou de l’audit, les différentes tâches qui doivent être archivées afin de pouvoir mettre en place une piste d’audit acceptée par les commissaires aux comptes.

Enfin, ces outils de pilotage seront la garantie de la maîtrise des délais de règlement en conformité avec la législation et les contrats avec les fournisseurs.

L’environnement fonctionnel

Les worflows de traitement des factures fournisseurs numérisées intégrés aux ERP (SAP ne fait pas exception à la règle…) sont complexes. Par exemple, il sera bien souvent nécessaire de gérer les droits et les habilitations au sein de l’ERP alors qu’il serait possible de les gérer au niveau de l’annuaire LDAP de l’entreprise. En outre les fonctions documentaires dans SAP et dans les ERP sont insuffisantes pour répondre aux besoins d’un worklfow documentaire qui peut s’avérer tout aussi compliqué et surtout d’un plan de classement qui doit répondre aux besoins de différents types d’utilisateurs.

Afin de répondre aux différents enjeux, nous recommandons généralement de mettre en place une solution de numérisation pour la dématérialisation des factures et une solution de gestion documentaire où seront gérés le workflow documentaire, l’archivage des factures et l’historisation des travaux.

L’ERP conserve la gestion des fonctions natives à ce type d’outil :

  • gestion des référentiels (référentiels fournisseurs, contrats),
  • gestion des achats et des engagements de dépenses,
  • gestion de la comptabilité fournisseurs et des paiements.

Un des principaux éléments de la réussite du projet d’intégration sera de mettre en place des interfaces standards entre la solution de GED et l’ERP afin que le workflow documentaire puisse réaliser efficacement ses tâches en s’appuyant sur des données centralisées dans SAP (ex : référentiel fournisseurs).

Principaux bénéfices attendus

Les projets de dématérialisation des factures sont la source d’amélioration sensible de la productivité directe et indirecte.

Quelques exemples :

  • Les factures papier originales, au-delà de quelques mois, n’ont plus besoin d’être conservées dans les services comptables mais peuvent être archivées dans des sites à moindre coût.
  • Le traitement dématérialisé des factures réduit les besoins en navettes entre les différents sites, surtout si la comptabilité fournisseurs est centralisée dans un Centre de Service Partagé.
  • Les utilisateurs gagnent du temps lorsqu’ils ont besoin de consulter l’historique des factures d’un fournisseur ou de rechercher des informations sur une facture (recherche multi-index).

L’activité de la comptabilité fournisseurs se concentre sur les tâches à valeur ajoutée : imputation correcte des charges, mise à jour du référentiel fournisseurs.

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Kalpa Conseils: Dématérialisation des factures fournisseurs – Recommandations

20th mars, 2014

L’organisation de votre projet

La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs doit s’accompagner d’une réflexion sur le processus d’engagement et de validation des dépenses. En effet, bien souvent, la validation des factures est dans l’esprit des collaborateurs le moyen de valider la réalité d’une prestation ou la réception d’un produit.

Il convient lors de la phase de conception d’expliquer aux intervenants que le processus de traitement et de comptabilisation des factures fournisseurs peut être distinct de la réception d’une prestation ou d’un produit. Les bénéficiaires d’une prestation doivent valider que cette prestation a été réalisée ou que le produit a été réceptionné et c’est à ce moment que la charge correspondante doit être comptabilisée. Lors de la réception de la facture on pourra dès lors « quasi-automatiquement » rapprocher cette facture de l’engagement de dépense (commande fournisseur) validé.   

La mise en place de ces projets de numérisation des factures fournisseurs permet donc de rappeler à chaque intervenant dans l’entreprise ses responsabilités dans les processus d’engagements de dépenses :

  • Les personnes en charge de valider les engagements de dépense (directeur, responsable de service) doivent s’assurer que les commandes passées sont conformes aux budgets dont ils ont la responsabilité.
  • Les bénéficiaires des prestations et des produits doivent s’assurer que les prestations et les produits sont réalisées et conformes à la commande; mais ils ne sont pas forcément en charge de la validation des factures.
  • La gestion du référentiel des fournisseurs est dévolue à la comptabilité fournisseurs ou aux achats. Ce référentiel permet d’assurer que des factures ne pourront pas être saisies sans que les fournisseurs soient connus et authentifiés, avec des coordonnées bancaires validées.
  • Les acheteurs créent les contrats où sont enregistrées les conditions de règlement.
  • La comptabilité fournisseurs a pour responsabilité de comptabiliser les factures selon les règles comptables en vigueur (ex : imputation des charges et des immobilisations); elle orchestre le rapprochement entre commandes, réceptions et factures afin de déclencher le paiement.
  • La trésorerie a pour responsabilité de payer les fournisseurs dans les délais et selon les modalités convenues avec le tiers.

 Project Management Flow ChartLa maîtrise du processus

La dématérialisation de traitement des factures fournisseurs est le moyen de mettre en place des outils de pilotage et de traçabilité pour une meilleure maitrise du processus.

En particulier, ce projet doit être l’occasion de formaliser les règles de délégation afin de pouvoir mettre en place un réel workflow automatisé de validation et de comptabilisation des factures.

Lors des phases de conception, il convient de définir avec les responsables du contrôle interne ou de l’audit, les différentes tâches qui doivent être archivées afin de pouvoir mettre en place une piste d’audit acceptée par les commissaires aux comptes.

Enfin, ces outils de pilotage seront la garantie de la maîtrise des délais de règlement en conformité avec la législation et les contrats avec les fournisseurs.

L’environnement fonctionnel

Les worflows de traitement des factures fournisseurs numérisées intégrés aux ERP (SAP ne fait pas exception à la règle…) sont complexes. Par exemple, il sera bien souvent nécessaire de gérer les droits et les habilitations au sein de l’ERP alors qu’il serait possible de les gérer au niveau de l’annuaire LDAP de l’entreprise. En outre les fonctions documentaires dans SAP et dans les ERP sont insuffisantes pour répondre aux besoins d’un worklfow documentaire qui peut s’avérer tout aussi compliqué et surtout d’un plan de classement qui doit répondre aux besoins de différents types d’utilisateurs.

Afin de répondre aux différents enjeux, nous recommandons généralement de mettre en place une solution de numérisation pour la dématérialisation des factures et une solution de gestion documentaire où seront gérés le workflow documentaire, l’archivage des factures et l’historisation des travaux.

L’ERP conserve la gestion des fonctions natives à ce type d’outil :

  • gestion des référentiels (référentiels fournisseurs, contrats),
  • gestion des achats et des engagements de dépenses,
  • gestion de la comptabilité fournisseurs et des paiements.

Un des principaux éléments de la réussite du projet d’intégration sera de mettre en place des interfaces standards entre la solution de GED et l’ERP afin que le workflow documentaire puisse réaliser efficacement ses tâches en s’appuyant sur des données centralisées dans SAP (ex : référentiel fournisseurs).

Principaux bénéfices attendus

Les projets de dématérialisation des factures sont la source d’amélioration sensible de la productivité directe et indirecte.

Quelques exemples :

  • Les factures papier originales, au-delà de quelques mois, n’ont plus besoin d’être conservées dans les services comptables mais peuvent être archivées dans des sites à moindre coût.
  • Le traitement dématérialisé des factures réduit les besoins en navettes entre les différents sites, surtout si la comptabilité fournisseurs est centralisée dans un Centre de Service Partagé.
  • Les utilisateurs gagnent du temps lorsqu’ils ont besoin de consulter l’historique des factures d’un fournisseur ou de rechercher des informations sur une facture (recherche multi-index).

L’activité de la comptabilité fournisseurs se concentre sur les tâches à valeur ajoutée : imputation correcte des charges, mise à jour du référentiel fournisseurs.

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