Les projets de dématérialisation des factures fournisseurs couvrent un périmètre plus large que la simple numérisation des factures, à savoir :
- L’ouverture du courrier et la réception des factures,
- La numérisation des factures et éventuellement les pièces jointes,
- L’intégration des factures reçues par d’autres canaux : Fax, mail, Edi,…
- La reconnaissance automatique du type de facture (RAD) et la lecture automatique dans des documents (LAD) et des données nécessaires à la validation, à la comptabilisation et au paiement de ces factures,
- La gestion du processus dématérialisé de validation des factures,
- La gestion du processus de comptabilisation et de paiement des factures,
- La fourniture de moyens de stockage des documents ainsi que la traçabilité des actions réalisées,
- La mise à disposition des rapports nécessaires au pilotage des différents processus décrits ci-dessus.
Les solutions de dématérialisation des factures deviennent des outils de capture et de validation d’informations non structurées qui permettent d’alimenter le SI de l’entreprise.
La plupart des collaborateurs de l’entreprise sont concernés par ces projets. En effet, les équipes de la comptabilité fournisseurs sont bien entendu les premières concernées mais les autres équipes de la direction financière sont aussi impactées dans leurs activités courantes : Trésorerie, Contrôle de gestion et Audit.
Au-delà des équipes de la DAF, tous les collaborateurs qui sont susceptibles d’engager des dépenses, de faire appel à des prestations externes ou d’acheter des produits ou de valider les factures, seront concernés directement ou indirectement par les projets de dématérialisation des factures.
Ces projets de dématérialisation des factures fournisseurs sont souvent initiés afin d’améliorer la productivité des travaux de validation et de comptabilisation, et de professionnaliser mais aussi de sécuriser le traitement des factures. Ils accompagnent la création de centres de services partagés. Ces projets, s’ils sont assortis de la conduite du changement adéquate, permettent également d’atteindre d’autres objectifs tout aussi stratégiques pour l’entreprise.
Dans le cadre du projet, il est possible et conseillé de repenser le processus de gestion des engagements de dépenses afin qu’il soit conforme aux règles de la législation française. Ces processus pourront être automatisés pour certaines tâches (workflow) et l’ensemble des tâches réalisées pourront être mémorisées. La mise en place de ces processus permet donc d’avoir une piste d’audit sur les traitements de factures. Il est aussi possible de vérifier qui a réalisé les tâches de validation et de s’assurer que les règles de délégation ont été respectées.
De même, la mise en place de processus dématérialisé de validation des prestations et de comptabilisation va permettre de connaître dès réception le montant des factures reçues ; ce qui permet par différence avec le montant des prestations validées et des produits reçus de maîtriser relativement facilement le montant des factures à recevoir. Cet élément est essentiel à l’amélioration de la qualité et de la précision des arrêtés de compte périodiques et annuels.
Par ailleurs, la dématérialisation des processus permet fréquemment de gagner du temps pour les utilisateurs dans le processus de validation et de comptabilisation. Ceci génère des gains de productivité mais permet aussi de respecter la réglementation sur le délai de traitement des factures par exemple. La dématérialisation des factures archivées permettra aussi un accès rapide et simplifié aux factures ; ce qui facilitera pour les collaborateurs la relation avec les fournisseurs.
Enfin, avec la mise en place des processus opérationnels (validation, comptabilisation), on met en place les moyens de pilotage et de reporting qui permettront de gérer les anomalies, de maîtriser les processus opérationnels et d’initier une démarche d’amélioration continue.
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