Expertise comptable et gestion documentaire, DOCauFutur a interviewé Philippe Jallet, associé au sein du cabinet Saint Germain Audit

Choices of a businessman

 “Le big data, c’est bien, mais où est le traitement des data ?”

Au sein du cabinet Saint Germain Audit, Philippe Jallet, associé, a aussi pris en main l’ensemble de l’IT au sens large. Il nous apporte aujourd’hui sa vision de la dématérialisation dans une environnement aux besoins documentaires aussi spécifiques que volumineux.

JulienGuerrandJulien Guerrand, community manager docaufutur.fr : Bonjour Philippe. Pourriez-vous nous dire où en est le cabinet Saint Germain Audit quant à la dématérialisation documentaire ?

Philippe Jallet, associé du cabinet : Bonjour Julien. Il faut d’abord différencier nos 2 activités sur ce sujet : l’expertise-comptable d’un côté, et le commissariat aux comptes l’autre.

Nous avons enclenché la dématérialisation de manière à peu près synchrone en 2007, au moment où nous avons migré vers le logiciel AuditSoft, bien connu dans nos métiers. Nous avons alors tout basculé en dématérialisé, ce qui a alors impliqué l’achat de petits scanners et le travail de numérisation à la chaîne qui va avec. Le tout dans un environnement Mac ce qui, dans notre métier, n’est pas commun.

JG : Cette dématérialisation est-elle arrivée à un moment où la réglementation vous le demandait ?

PJ : Pas vraiment; ce changement relève plus de l’initiative propre du cabinet que d’une contrainte réglementaire. Nous avons d’ailleurs procédé sans trop regarder la réglementation… Physiquement et pratiquement, nous y avons gagné immédiatement. Un ordinateur portable et un scanner, c’est quand même bien plus léger que nos anciens et volumineux classeurs… sans compter l’impact bénéfique en terme d’image. Notre démarche est même survenue un peu avant que les normes professionnelles qui encadrent le métier de commissaire aux comptes admettent que le dossier de travail pouvait être sous forme papier ou dématérialisée. Le tout à une époque où nous devions être dans les pionniers d’une dématérialisation totale. Même au sein des Big4, il y a quatre ans, certains directeurs de missions nous regardaient d’un œil curieux avec nos scanners sous le bras !

JG : Avec un peu de recul, quel aura été le facteur déclenchant pour basculer dans la dématérialisation ?

PJ : Nous étions à une période de réflexion au sein de l’entreprise : nouveau logiciel comme je l’ai dit tout à l’heure, mais aussi un certain manque de place… Le vrai critère a été l’envie de le faire.

JG : Aucun inconvénient à cette bascule vers une GED informatisée ?

PJ : Si, évidemment. Les GED demeurent basées sur des architectures informatiques vieilles de 40 ans. Une GED reste organisée comme une arborescence Windows, en 2D en quelque sorte. Il manque une nouvelle dimension à la recherche, comme le propose Apple dans la dernière version de son OS X pour Mac. Un croisement de hiérarchie et de tag, bien plus évolutif et moderne que tout ce qu’on m’a montré jusqu’à présent.

JG : C’est un véritable appel aux éditeurs ! Changez de mode de rangement !?

PJ : Bouger un document, par exemple, est un calvaire. Le plus sûr est d’exporter le document, le déplacer et le supprimer de son emplacement originel… quelle complexité ! La lourdeur de restitution est l’autre problème majeur de ces logiciels : ils sont puissants mais rigides. L’extraction et la restitution de données est un tel maillon faible de ces logiciels que nous sommes revenus à Excel pour sortir de l’information de l’ensemble des données situées dans cette base de données. Un comble ! Le temps gagné sur certains traitements grâce à la GED peut alors être reperdu lors de la phase d’extraction.

JG : Cette rigidité se retrouve dans l’ergonomie du logiciel : tous les collaborateurs du cabinet trouvent-ils leur compte dans ce logiciel ?

PJ : Oui, tant qu’ils demeurent à un usage “basique” du logiciel. Dès qu’un utilisateur lambda, j’entends par là non-informaticien, veut adapter l’outil à un client sans changer à la base, c’est très difficile. Voire impossible. Quand un éditeur vous montre son logiciel, c’est génial. Mais c’est génial dans sa façon de penser, qui n’est que rarement celle des autres entreprises. Les éditeurs qui pensent, ou veulent, tout maîtriser et offrir une solution globale tombent souvent à côté du besoin réel du client.

JG : Pour revenir à la dématérialisation : quel en a été l’impact sur vos clients ? Ont-ils été réticents ?

PJ : C’est simple. Au pire, ça ne leur a rien changé. Au mieux, l’impact a été très positif. Avoir tout dans le cloud a apporté une nouvelle souplesse, une nouvelle interactivité avec l’information. Les seuls aspects négatifs qu’il aurait pu y avoir relèvent plus du logiciel que du principe de dématérialisation en lui-même.

JG : Et vous, au sein de Saint Germain Audit, qu’y avez-vous gagné ?

PJ : Praticité, nous n’avons plus à transporter des documents partout où nous allons. L’accessibilité en second, entre autres pour faciliter le télétravail. Il n’y a plus de rupture dans la chaîne de travail, même si des incidents techniques réseaux surviennent. Enfin, c’est un aspect purement technique, mais tellement important : la sauvegarde et les mises à jour automatiques pour les application en cloud.

JG : Avec ces 7 années de recul, quel est le chemin qui reste à parcourir ? Quels sont vos prochains dossiers IT ?

PJ : La centralisation de l’information pour une meilleure accessibilité est mon objectif principal. L’avenir est aussi dans une meilleure trouvabilité de l’information, plus de souplesse et moins de carcan… Bref, il y a encore de quoi réfléchir.

JG : Si on se projette un peu maintenant, si on imagine à quoi ressemblera le document du futur. Comment le voyez-vous ?

PJ : Le document du futur n’est pas seulement géolocalisable, il est qualifié. Les mots-clés qui le caractérisent doivent me permettre de le retrouver facilement. J’irais même jusqu’à dire que son emplacement n’a plus d’importance ! On doit pouvoir analyser autant ce qui le caractérise que ce qu’il contient. J’ajoute une évidence : le document du futur sera traçable et authentifié. Et un peu plus ergonomique, pour augmenter son attractivité auprès des utilisateurs.

JG : Que peut-on imaginer de plus ? Quelle différence feriez-vous entre l’information et le document ?

PJ : Les deux comptent autant l’un que l’autre, évidemment. Mais je dirais que la somme des deux produit la documentation de travail. Cela devient alors la preuve du travail réalisé.

JG : Merci Philippe pour cette vision de la dématérialisation, mais aussi de la GED… et de son ergonomie ! Chers lecteurs éditeurs, la parole est à vous.

PJ : C’est avec plaisir que j’ai partagé notre vision utilisateur, espérant qu’elle contribue à quelques réflexions !

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Expertise comptable et gestion documentaire, DOCauFutur a interviewé Philippe Jallet, associé au sein du cabinet Saint Germain Audit

Choices of a businessman 24th février, 2014

 “Le big data, c’est bien, mais où est le traitement des data ?”

Au sein du cabinet Saint Germain Audit, Philippe Jallet, associé, a aussi pris en main l’ensemble de l’IT au sens large. Il nous apporte aujourd’hui sa vision de la dématérialisation dans une environnement aux besoins documentaires aussi spécifiques que volumineux.

JulienGuerrandJulien Guerrand, community manager docaufutur.fr : Bonjour Philippe. Pourriez-vous nous dire où en est le cabinet Saint Germain Audit quant à la dématérialisation documentaire ?

Philippe Jallet, associé du cabinet : Bonjour Julien. Il faut d’abord différencier nos 2 activités sur ce sujet : l’expertise-comptable d’un côté, et le commissariat aux comptes l’autre.

Nous avons enclenché la dématérialisation de manière à peu près synchrone en 2007, au moment où nous avons migré vers le logiciel AuditSoft, bien connu dans nos métiers. Nous avons alors tout basculé en dématérialisé, ce qui a alors impliqué l’achat de petits scanners et le travail de numérisation à la chaîne qui va avec. Le tout dans un environnement Mac ce qui, dans notre métier, n’est pas commun.

JG : Cette dématérialisation est-elle arrivée à un moment où la réglementation vous le demandait ?

PJ : Pas vraiment; ce changement relève plus de l’initiative propre du cabinet que d’une contrainte réglementaire. Nous avons d’ailleurs procédé sans trop regarder la réglementation… Physiquement et pratiquement, nous y avons gagné immédiatement. Un ordinateur portable et un scanner, c’est quand même bien plus léger que nos anciens et volumineux classeurs… sans compter l’impact bénéfique en terme d’image. Notre démarche est même survenue un peu avant que les normes professionnelles qui encadrent le métier de commissaire aux comptes admettent que le dossier de travail pouvait être sous forme papier ou dématérialisée. Le tout à une époque où nous devions être dans les pionniers d’une dématérialisation totale. Même au sein des Big4, il y a quatre ans, certains directeurs de missions nous regardaient d’un œil curieux avec nos scanners sous le bras !

JG : Avec un peu de recul, quel aura été le facteur déclenchant pour basculer dans la dématérialisation ?

PJ : Nous étions à une période de réflexion au sein de l’entreprise : nouveau logiciel comme je l’ai dit tout à l’heure, mais aussi un certain manque de place… Le vrai critère a été l’envie de le faire.

JG : Aucun inconvénient à cette bascule vers une GED informatisée ?

PJ : Si, évidemment. Les GED demeurent basées sur des architectures informatiques vieilles de 40 ans. Une GED reste organisée comme une arborescence Windows, en 2D en quelque sorte. Il manque une nouvelle dimension à la recherche, comme le propose Apple dans la dernière version de son OS X pour Mac. Un croisement de hiérarchie et de tag, bien plus évolutif et moderne que tout ce qu’on m’a montré jusqu’à présent.

JG : C’est un véritable appel aux éditeurs ! Changez de mode de rangement !?

PJ : Bouger un document, par exemple, est un calvaire. Le plus sûr est d’exporter le document, le déplacer et le supprimer de son emplacement originel… quelle complexité ! La lourdeur de restitution est l’autre problème majeur de ces logiciels : ils sont puissants mais rigides. L’extraction et la restitution de données est un tel maillon faible de ces logiciels que nous sommes revenus à Excel pour sortir de l’information de l’ensemble des données situées dans cette base de données. Un comble ! Le temps gagné sur certains traitements grâce à la GED peut alors être reperdu lors de la phase d’extraction.

JG : Cette rigidité se retrouve dans l’ergonomie du logiciel : tous les collaborateurs du cabinet trouvent-ils leur compte dans ce logiciel ?

PJ : Oui, tant qu’ils demeurent à un usage “basique” du logiciel. Dès qu’un utilisateur lambda, j’entends par là non-informaticien, veut adapter l’outil à un client sans changer à la base, c’est très difficile. Voire impossible. Quand un éditeur vous montre son logiciel, c’est génial. Mais c’est génial dans sa façon de penser, qui n’est que rarement celle des autres entreprises. Les éditeurs qui pensent, ou veulent, tout maîtriser et offrir une solution globale tombent souvent à côté du besoin réel du client.

JG : Pour revenir à la dématérialisation : quel en a été l’impact sur vos clients ? Ont-ils été réticents ?

PJ : C’est simple. Au pire, ça ne leur a rien changé. Au mieux, l’impact a été très positif. Avoir tout dans le cloud a apporté une nouvelle souplesse, une nouvelle interactivité avec l’information. Les seuls aspects négatifs qu’il aurait pu y avoir relèvent plus du logiciel que du principe de dématérialisation en lui-même.

JG : Et vous, au sein de Saint Germain Audit, qu’y avez-vous gagné ?

PJ : Praticité, nous n’avons plus à transporter des documents partout où nous allons. L’accessibilité en second, entre autres pour faciliter le télétravail. Il n’y a plus de rupture dans la chaîne de travail, même si des incidents techniques réseaux surviennent. Enfin, c’est un aspect purement technique, mais tellement important : la sauvegarde et les mises à jour automatiques pour les application en cloud.

JG : Avec ces 7 années de recul, quel est le chemin qui reste à parcourir ? Quels sont vos prochains dossiers IT ?

PJ : La centralisation de l’information pour une meilleure accessibilité est mon objectif principal. L’avenir est aussi dans une meilleure trouvabilité de l’information, plus de souplesse et moins de carcan… Bref, il y a encore de quoi réfléchir.

JG : Si on se projette un peu maintenant, si on imagine à quoi ressemblera le document du futur. Comment le voyez-vous ?

PJ : Le document du futur n’est pas seulement géolocalisable, il est qualifié. Les mots-clés qui le caractérisent doivent me permettre de le retrouver facilement. J’irais même jusqu’à dire que son emplacement n’a plus d’importance ! On doit pouvoir analyser autant ce qui le caractérise que ce qu’il contient. J’ajoute une évidence : le document du futur sera traçable et authentifié. Et un peu plus ergonomique, pour augmenter son attractivité auprès des utilisateurs.

JG : Que peut-on imaginer de plus ? Quelle différence feriez-vous entre l’information et le document ?

PJ : Les deux comptent autant l’un que l’autre, évidemment. Mais je dirais que la somme des deux produit la documentation de travail. Cela devient alors la preuve du travail réalisé.

JG : Merci Philippe pour cette vision de la dématérialisation, mais aussi de la GED… et de son ergonomie ! Chers lecteurs éditeurs, la parole est à vous.

PJ : C’est avec plaisir que j’ai partagé notre vision utilisateur, espérant qu’elle contribue à quelques réflexions !

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