DEKRA Industrial gère ses ressources documentaires avec le logiciel EverSuite d’EVER TEAM

ring binders in computer - database concept

EVER TEAM, 1er éditeur européen de solutions intégrées de Gestion de Contenu d’entreprise, démontre une nouvelle fois son solide positionnement sur le marché de l’ECM en accompagnant DEKRA Industrial dans la modernisation de son processus de gestion documentaire.

Filiale du groupe DEKRA, DEKRA Industrial regroupe les activités d’inspection, de mesure et de certification dans les secteurs de l’hygiène, de la sécurité et l’environnement (HSE), de la construction et de l’industriel. Afin d’optimiser ses processus de gestion documentaire et d’accroître la qualité du service, la société à mis en œuvre Ever Suite Case Management et EverSuite Content Analytics pour refondre son application historique.

Une application documentaire stratégique pour le métier de DEKRA Industrial

Le département Veille et Documentation de DEKRA Industrial, situé à Limoges, administre une base de données documentaire à l’usage de l’ensemble des 3 500 collaborateurs du groupe répartis sur 92. En production depuis octobre 2013, la nouvelle plateforme « Scribe » basée sur EverSuite assure plusieurs fonctions stratégiques :

  • les veilles réglementaires et documentaires et leur diffusion auprès des spécialistes DEKRA. Par ailleurs, elle alimente automatiquement et au quotidien l’application Watson, prestation de veille réglementaire proposée aux clients.
  • la gestion des documents techniques et organisationnels, partie intégrante et stratégique du système qualité du groupe, grâce à un processus de workflow de validation.
  • le référentiel de base pour réaliser les différentes analyses liées aux métiers du groupe : études, audits, contrôles,…

La plateforme gère plus de 30  000 enregistrements et 70 000 fichiers de formats hétérogènes (documents bureautiques, PDF et images). Elle est alimentée par les équipes du département veille et documentation mais également par des contributeurs techniques, référents dans leur domaine. Au total, c’est une soixantaine de personnes appuyées par la direction informatique qui en sont les acteurs au quotidien et partagent l’information avec les 3 500 collaborateurs du groupe.

Un projet d’envergure mis en œuvre par une équipe pluri-disciplinaire

Après étude des offres du marché, DEKRA Industrial choisit de renouveler sa confiance en EVER TEAM en déployant les solutions EverSuite Case Management et EverSuite Content Analytics pour remplacer l’ancienne application EverSuite devenue obsolète. Ce choix s’explique par la qualité des fonctionnalités proposées, mais aussi par l’approche industrielle de l’offre et sa pérennité.

« Le pôle Veille et Documentation sous la coordination de Florent Mourlon, chargé de veille, a géré l’ensemble du projet. La Direction Process et Métiers de DEKRA Industrial  a été fortement associée à l’étude préalable et l’appui de la Direction Informatique a été essentiel pour assurer une continuité. » souligne Albane Fautrat Responsable du département Veille et Documentation chez DEKRA Industrial. « L’équipe d’EVER TEAM est ensuite intervenue tout au long du projet pour garantir une mise en œuvre de qualité : accompagnement au changement, paramétrage, reprise des données, intégration et transfert de compétences. Nous pensons aujourd’hui avoir mis en place une solution pérenne  avec l’appui de Madame Gillet, Directrice de projets chez EVER TEAM. »

Pour assurer la conduite du changement, le pôle Veille et Documentation a proposé des formations aux collaborateurs de DEKRA Industrial chaque semaine.  « Former les utilisateurs aux principales fonctionnalités mais également aux nouveautés est un gage de succès. Scribe offre en effet des fonctions très pertinentes spécifiques pour chaque type d’utilisateur. » ajoute Madame Fautrat.

Une base documentaire modernisée

L’équipe de DEKRA a tenu compte du bilan du précédent outil et des évolutions essentielles qu’elle souhaitait mettre en place. Deux en particulier sont à retenir : le moteur de recherche performant d’EverSuite Content Analytics et le workflow d’EverSuite Case Management.

« C’est une satisfaction d’avoir intégré la solution EverSuite Content Analytics. Ses nouvelles fonctions de navigation : arborescence, cartographie, toile sémantique… optimisent au maximum les résultats. Nos collaborateurs  accèdent désormais plus rapidement à l’information demandée, sans perdre de temps précieux. Je le constate tous les jours via les retours positifs des utilisateurs. » déclare Madame Fautrat. « L’autre point à souligner est la mise en place du workflow pour définir et suivre les circuits de validation des documents techniques et organisationnels. Outre l’optimisation du processus, la traçabilité précise apportée par l’outil est essentielle aux métiers de DEKRA Industrial. »

Une dernière évolution importante est la mise en place d’un plan de classement conforme à la nouvelle politique de gestion du corpus documentaire, notamment les codes et les règlements : Etablissements recevant du public (ERP), Immeuble de grande hauteur (IGH).

Un accès sécurisé à l’information

L’accès à l’application s’effectue en fonction du matricule avec lequel l’utilisateur s’est identifié en se connectant au réseau. Son matricule est associé à un profil particulier : administrateur, veilleur, contributeur ou  utilisateur. Celui-ci lui confère des droits plus ou moins étendus d’utilisation, ainsi que des droits de visualisation différents en fonction des types de documents accessibles. Cette gestion fine des droits d’accès garantit le contrôle et la sécurisation de l’information stratégique.

Un outil opérationnel en adéquation avec les besoins des collaborateurs

« Notre nouvelle plateforme de ressources documentaires EverSuite répond aujourd’hui aux attentes de nos collaborateurs : une ergonomie plus conviviale, une interface personnalisable en fonction des besoins de chacun, et des fonctionnalités de recherche plus riches et intuitives qui leur permettront de  faire ressortir les savoirs « cachés » de l’entreprise et les mettre au service de tous. » déclare Albane FAUTRAT.

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DEKRA Industrial gère ses ressources documentaires avec le logiciel EverSuite d’EVER TEAM

ring binders in computer - database concept 13th janvier, 2014

EVER TEAM, 1er éditeur européen de solutions intégrées de Gestion de Contenu d’entreprise, démontre une nouvelle fois son solide positionnement sur le marché de l’ECM en accompagnant DEKRA Industrial dans la modernisation de son processus de gestion documentaire.

Filiale du groupe DEKRA, DEKRA Industrial regroupe les activités d’inspection, de mesure et de certification dans les secteurs de l’hygiène, de la sécurité et l’environnement (HSE), de la construction et de l’industriel. Afin d’optimiser ses processus de gestion documentaire et d’accroître la qualité du service, la société à mis en œuvre Ever Suite Case Management et EverSuite Content Analytics pour refondre son application historique.

Une application documentaire stratégique pour le métier de DEKRA Industrial

Le département Veille et Documentation de DEKRA Industrial, situé à Limoges, administre une base de données documentaire à l’usage de l’ensemble des 3 500 collaborateurs du groupe répartis sur 92. En production depuis octobre 2013, la nouvelle plateforme « Scribe » basée sur EverSuite assure plusieurs fonctions stratégiques :

  • les veilles réglementaires et documentaires et leur diffusion auprès des spécialistes DEKRA. Par ailleurs, elle alimente automatiquement et au quotidien l’application Watson, prestation de veille réglementaire proposée aux clients.
  • la gestion des documents techniques et organisationnels, partie intégrante et stratégique du système qualité du groupe, grâce à un processus de workflow de validation.
  • le référentiel de base pour réaliser les différentes analyses liées aux métiers du groupe : études, audits, contrôles,…

La plateforme gère plus de 30  000 enregistrements et 70 000 fichiers de formats hétérogènes (documents bureautiques, PDF et images). Elle est alimentée par les équipes du département veille et documentation mais également par des contributeurs techniques, référents dans leur domaine. Au total, c’est une soixantaine de personnes appuyées par la direction informatique qui en sont les acteurs au quotidien et partagent l’information avec les 3 500 collaborateurs du groupe.

Un projet d’envergure mis en œuvre par une équipe pluri-disciplinaire

Après étude des offres du marché, DEKRA Industrial choisit de renouveler sa confiance en EVER TEAM en déployant les solutions EverSuite Case Management et EverSuite Content Analytics pour remplacer l’ancienne application EverSuite devenue obsolète. Ce choix s’explique par la qualité des fonctionnalités proposées, mais aussi par l’approche industrielle de l’offre et sa pérennité.

« Le pôle Veille et Documentation sous la coordination de Florent Mourlon, chargé de veille, a géré l’ensemble du projet. La Direction Process et Métiers de DEKRA Industrial  a été fortement associée à l’étude préalable et l’appui de la Direction Informatique a été essentiel pour assurer une continuité. » souligne Albane Fautrat Responsable du département Veille et Documentation chez DEKRA Industrial. « L’équipe d’EVER TEAM est ensuite intervenue tout au long du projet pour garantir une mise en œuvre de qualité : accompagnement au changement, paramétrage, reprise des données, intégration et transfert de compétences. Nous pensons aujourd’hui avoir mis en place une solution pérenne  avec l’appui de Madame Gillet, Directrice de projets chez EVER TEAM. »

Pour assurer la conduite du changement, le pôle Veille et Documentation a proposé des formations aux collaborateurs de DEKRA Industrial chaque semaine.  « Former les utilisateurs aux principales fonctionnalités mais également aux nouveautés est un gage de succès. Scribe offre en effet des fonctions très pertinentes spécifiques pour chaque type d’utilisateur. » ajoute Madame Fautrat.

Une base documentaire modernisée

L’équipe de DEKRA a tenu compte du bilan du précédent outil et des évolutions essentielles qu’elle souhaitait mettre en place. Deux en particulier sont à retenir : le moteur de recherche performant d’EverSuite Content Analytics et le workflow d’EverSuite Case Management.

« C’est une satisfaction d’avoir intégré la solution EverSuite Content Analytics. Ses nouvelles fonctions de navigation : arborescence, cartographie, toile sémantique… optimisent au maximum les résultats. Nos collaborateurs  accèdent désormais plus rapidement à l’information demandée, sans perdre de temps précieux. Je le constate tous les jours via les retours positifs des utilisateurs. » déclare Madame Fautrat. « L’autre point à souligner est la mise en place du workflow pour définir et suivre les circuits de validation des documents techniques et organisationnels. Outre l’optimisation du processus, la traçabilité précise apportée par l’outil est essentielle aux métiers de DEKRA Industrial. »

Une dernière évolution importante est la mise en place d’un plan de classement conforme à la nouvelle politique de gestion du corpus documentaire, notamment les codes et les règlements : Etablissements recevant du public (ERP), Immeuble de grande hauteur (IGH).

Un accès sécurisé à l’information

L’accès à l’application s’effectue en fonction du matricule avec lequel l’utilisateur s’est identifié en se connectant au réseau. Son matricule est associé à un profil particulier : administrateur, veilleur, contributeur ou  utilisateur. Celui-ci lui confère des droits plus ou moins étendus d’utilisation, ainsi que des droits de visualisation différents en fonction des types de documents accessibles. Cette gestion fine des droits d’accès garantit le contrôle et la sécurisation de l’information stratégique.

Un outil opérationnel en adéquation avec les besoins des collaborateurs

« Notre nouvelle plateforme de ressources documentaires EverSuite répond aujourd’hui aux attentes de nos collaborateurs : une ergonomie plus conviviale, une interface personnalisable en fonction des besoins de chacun, et des fonctionnalités de recherche plus riches et intuitives qui leur permettront de  faire ressortir les savoirs « cachés » de l’entreprise et les mettre au service de tous. » déclare Albane FAUTRAT.

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