- Près de 75% des organisations européennes ont des difficultés à identifier les logiciels inutilisés au sein de leur entreprise, une tendance qui persiste (vs. étude 2012)
- 52 % des entreprises n’ont pas d’outil approprié pour la gestion des licences logicielles et 80% se déclarent incapables ou partiellement en mesure d’assurer la transparence financière de leur informatique
- Une situation à risques : 91% des entreprises s’attendent à faire face à un audit de leurs licences logicielles au cours des 12 prochains mois
Selon une étude conduite par CA Technologies lors du sommet européen ‘Gartner Procurement, Financial and Asset Management’, 72% des organisations européennes ont des difficultés à identifier leurs logiciels inutilisés. Il leur est ainsi également difficile d’en redistribuer les licences et de mettre en place un audit logiciel. La majorité des entreprises (52%) n’ont pas d’outil approprié pour la gestion des licences logicielles, leur système d’information se répartissant sur différents systèmes, tableurs et archives. Ainsi, 80% se déclarent incapables ou partiellement capables seulement d’assurer la transparence financière de leur informatique. Pourtant, ces entreprises doivent prendre des mesures dès maintenant : 91% s’attendent à faire face à un audit de leurs licences logicielles au cours des 12 prochains mois.
« Le suivi et la gestion des licences logicielles et des investissements matériels est un défi majeur pour les entreprises », explique Laure Salvarelli, Responsable de l’Offre de Conformité Logicielle chez CA Technologies. «Le manque de visibilité sur l’utilisation des actifs au regard des contrats en place montre que les organisations sont exposées à des risques juridiques et financiers liés à la conformité des licences de logiciels et audits logiciels inattendus. Une solution complète de gestion de la conformité contribue à réduire ces risques, permettant aux organisations de contrôler les dépenses informatiques, s’assurer de la conformité de l’utilisation de leurs ressources et d’améliorer le déploiement des applications et services. »
Pour 93% des organisations européennes, la gestion des licences passe par un inventaire manuel des logiciels. Par exemple, 52% des entreprises répertorient leurs ressources informatiques à travers de multiples systèmes, tableurs et autres systèmes de stockage, 33% sont gérés par des systèmes de détection et de gestion intégrée. 8% des entreprises admettent que la majorité des ressources informatiques n’est absolument pas gérée. Il s’agit d’un enjeu important quand 90% s’attendent à un ou plusieurs projets de gestion financière relatifs à la transparence et à la répartition des coûts.
L’étude révèle aussi un manque de maturité dans la gestion des ressources : 91% des organisations allouent les ressources matérielles et logiciels de façon ponctuelle, à la demande des métiers, tandis que 50% les optimisent en fonction des besoins métiers. Il n’est donc pas surprenant de constater que 68% des entreprises trouvent difficile de répartir les coûts de l’informatique.
Concernant les processus de gestion financière, le niveau de maturité global des entreprises est également assez faible : 26% répartissent des coûts à haute valeur ajoutée sans les relier aux métiers et aux achats de biens et services. 51% répartissent les coûts sur les lignes des métiers en fonction des projets et des achats en biens et services. Ce manque de règles dans l’identification des besoins en logiciels et des outils utilisés handicapent la capacité des entreprises à mieux comprendre et à gérer pro-activement le cycle de vie de leurs ressources technologiques, l’historique des relations avec leurs fournisseurs, les termes contractuels, les attributions de licences logicielles, les structures de coût de leurs ressources, etc.
Ainsi cette étude montre que les organisations gaspillent chaque année une quantité importante de leur budget informatique : sur l’acquisition de nouvelles licences inutiles, en support et maintenance pour un nombre superflu de licences, en logiciels inutilisés, parfois acquis pour obtenir des réductions, ou sur un support interne et un hébergement de logiciels qui auraient été dé-commissionnés.
Pour adresser ces problématiques de non-conformité et de pénalités financières susceptibles d’en découler, une solution complète de gestion de la conformité permettrait aux entreprises de déterminer précisément et efficacement l’ensemble de leurs ressources disponibles et en utilisation ; d’optimiser leur distribution organisationnelle et de maximiser la productivité des activités de reporting et d’audit des licences. Une telle approche réduit notablement les risques de non-conformité des licences et optimise le coût, la gestion et la distribution des ressources en évitant les achats redondants grâce à une adéquation idéale de l’offre à la demande. Ce type de solution permet également d’automatiser la mise en adéquation de l’utilisation des licences avec les contrats en place.
Méthodologie de l’étude
L’étude a été réalisée lors du sommet européen Gartner Procurement, Financial and Asset Management à Londres en septembre 2013. 125 décideurs (directeurs des systèmes financiers, responsables des approvisionnements, directeurs informatiques, architectes, gestionnaires des ressources, architectes des modèles de données, etc.) ont participé à l’étude de CA Technologies.