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Archivage électronique et marque NF 461 par Christian Dubourg chez EVER TEAM

Concept et définition

À l’heure où la marque NF 461[1], délivrée depuis janvier 2013 par AFNOR Certification, s’impose en France comme la référence du bon respect des règles de l’art en vue de la conservation de documents numériques au regard des obligations réglementaires et légales, nous allons proposer une série d’articles qui permettent d’appréhender la certification des Systèmes d’archivage électronique (SAE) sous un angle nouveau.

L’archivage électronique, pour quoi faire ?

La dématérialisation se propage à très grande vitesse. Les documents numériques se multiplient et s’imposent à notre quotidien, qu’ils soient nativement électroniques ou issus de procédés de numérisation. Et, comme tout objet informationnel, ils génèrent un cycle de vie, création, acquisition, modification, révision, transfert, publication, diffusion… et conservation !

Preuve, obligation, trace, mémoire,… ce ne sont pas les motifs qui manquent pour valoriser les fonctions d’archivage. Le numérique rend la conservation incontournable. Il nous faut dompter l’archivage électronique dans nos entreprises, de la même façon que nous sommes amenés à le faire dans nos familles, avec les photos, par exemple.

A la jonction entre le numérique et la conservation apparaît alors le « SAE », système d’archivage électronique. Depuis près de 20 ans, un groupe d’experts construisent un véritable cadre normatif, dans le respect des textes de loi et de leurs évolutions. D’abord la norme française NF Z 42013 dès 1999, révisée en 2001 puis en 2009, ensuite le « portage » de cette norme à l’international (ISO 14641-1) en 2012, et enfin, une certification, la marque NF461 début 2013.

La marque NF 461

La marque NF est propriété d’AFNOR et existe depuis 60 ans. C’est une marque de conformité aux normes françaises, européennes et internationales. Elle représente avant tout une marque de qualité et de performance sur les produits et services qui l’obtiennent.

La marque NF 461 rentre au sens strict dans la catégorie des certifications de produits. Il ne s’agit pas de certifier un produit au sens « Editeur » du terme, mais un système d’archivage électronique mis en œuvre avec tous ses composants techniques et organisationnels. Sur son site Internet, l’AFNOR précise que la marque NF « apporte une preuve indiscutable que le produit répond aux besoins du marché et est conforme à des caractéristiques de sécurité, d’aptitude à l’emploi et de qualité définies dans le référentiel de certification correspondant ». Pour la marque NF 461, il faut entendre « produit » comme étant le système d’archivage électronique déployé.

La marque NF 461 certifie les systèmes qui peuvent gérer des documents numériques externalisés (localisés chez un tiers archiveur) comme les systèmes internalisés (gérés sans faire appel à un tiers archiveur).
Après avoir posé les bases de l’archivage électronique et de la marque NF 461, nous mettrons prochainement en avant les enjeux liés à un SAE certifié.

 

[1] La marque NF 461 est une marque déposée d’AFNOR Certification.

Corinne
Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès. Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication. Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.

Written by Corinne

Depuis plus de 25 ans dans le métier de la communication et du marketing, Corinne a démarré sa carrière à la télévision avant de rejoindre une agence événementielle. Curieuse dans l’âme, elle poursuit sa carrière dans l’IT et intègre une société de conseil en éditique puis entre chez un éditeur de logiciels leader sur son marché, SEFAS. Elle est ensuite nommée Directrice Communication chez MGI Digital Graphic, constructeur de matériel d’impression numérique et de finition international coté en bourse. Revenue en 2008 chez SEFAS au poste de Directrice Marketing et Communication groupe, elle gère une équipe répartie sur 3 géographies (France, Etats-Unis et Angleterre), crée le groupe utilisateurs de l’entreprise et lance un projet de certification ISO 9001, ISO 14001 et ISO 26000 couronné de succès.
Pendant 7 ans membre du conseil d’administration de l’association professionnelle Xplor France et 2 ans sa Présidente, Corinne a créé dès 2010 TiKibuzz, son agence de marketing et de communication.
Elle devient Directrice de la Communication en charge des Relations Presse, du Lobbying et du marketing digital chez DOCAPOST, groupe La Poste, durant 3 ans avant de rejoindre la start-up FINTECH Limonetik, en 2013. C'est cette même année qu'elle crée votre média professionnel, DOCaufutur, l'avenir du document.